Zanim zadzwonisz do Serwisu/Konsultanta – BIL

Zautomatyzowanie procesu wystawienia faktur korygujących

 

Czy znasz 3 najnowsze modyfikacje w Systemie LEO dotyczące wystawiania faktur korygujących? Wersja 3.19 LEO jest już w nie wyposażona. W niniejszym artykule nasz Konsultant wyjaśnia krok po kroku, w jaki sposób zautomatyzować proces generacji korekt, czyli jak go skonfigurować, aby proces przebiegał sprawnie, bez błędów i zaoszczędził cenny czas Użytkownika.

Nowe modyfikacje Systemu LEO Leasing w wersji 3.19

Faktura VAT dokumentuje rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego. Przedstawia poprawne rozliczenie podatku od towarów lub usług. Wobec tego nie może zawierać nieprawdziwych zdarzeń gospodarczych. Występują jednak przypadki, że błąd wkrada się i w takiej sytuacji zachodzi konieczność korekty. Zachodzi potrzeba skorygowania błędnych pozycji tak, by nie wzbudzając wątpliwości odzwierciedlały zaistniałą transakcję między określonymi podmiotami gospodarczymi. Prawo pozwala na korygowanie „pomyłek (…) w jakiejkolwiek pozycji faktury” bez zastrzeżeń. Określenie „faktura korygująca” lub „korekta” są pojęciami zamiennymi.

 

Przyczyny wystawienia faktury korygującej mogą być różne: zmniejszenie lub zwiększenie raty okresowej harmonogramu spłat wynikającej z aneksowania umowy, rabat udzielony nabywcy w jednej, kilku lub we wszystkich pozycjach w danym okresie lub w całości istnienia umowy; zwiększenie należności; zaistniałe błędy w kwotach, stawkach opodatkowania lub w innej zawartości faktury pierwotnej.

 

Zgodnie z prawem od 2014 r. faktura korygująca ma spełniać określone kryteria. Niezależnie od przyczyny jej wystawienia ma zawierać określoną ilość danych: w tytule faktura korygująca lub korekta; datę jej wystawienia i kolejny numer ją identyfikujący; dane kontrahenta; przyczynę korekty; identyfikację faktury pierwotnej; datę dokonania lub zakończenia dostawy towaru lub usługi; poprawioną treść. Faktura korekta może podwyższać lub obniżać kwoty, a w tym również wartość podatku. Dla podatnika będzie to skutkować zwrotem nadpłaty lub koniecznością dopłaty podatku VAT.

 

System LEO oczywiście umożliwiał zawsze dokonanie takich korekt. Dotychczas zautomatyzowana była operacja wystawienia faktur do zera. Natomiast wygenerowanie faktury korygującej cząstkowej było procesem ręcznym i pracochłonnym.

 

Dla Użytkowników naszego Systemu przygotowaliśmy nową funkcjonalność w wersji 3.19, która daje możliwość automatycznego wystawienia faktur korygujących nie tylko do zera, lecz także dla korekt częściowych.

 

Użytkownik może dokonać wystawiania faktur korygujących w sposób szybki i prosty. Nowa funkcjonalność programu jest przejrzysta i intuicyjnie zrozumiała. Spełnia wymogi prawa wspomnianego powyżej.

 

Zmiany dotyczą poniższych funkcji

I. Modyfikacje w funkcji generacji faktur

Dla wystawienia faktur korygujących zostało zmodyfikowane okno Generacji faktur. Interfejs okna pozwala na wprowadzenie Daty sprzedażyprzyczyny korekt dla faktur ujemnych i dodatnich.

Rysunek 1. Okno generacji faktur


 

Nowa funkcjonalność umożliwia generację korekt dwóch typów:

1. W sytuacji, gdy wysokość kwoty zafakturowanej raty w harmonogramie nie zmienia się. Jednak ulegnie zmianie TOTAL_NETTO lub TOTAL_VAT z powodu np. innej daty kursu, użycie innej stawki VAT lub dodania czy usunięcia kontraktu wirtualnego z umowy zbiorczej. Wtedy po zaznaczeniu opcji Wystaw korektęUżyj faktury podpiętej do harmonogramu na liście należy wybrać fakturę wymagającą korekty. Kliknięcie przycisku Dalej spowoduje wystawienie faktury korygującej zgodnie z zaznaczonym wzorcem generacji faktur. Faktura korekty zostaje podpięta pod harmonogram zamiast faktury pierwotnej. Powstaje również korygujący dokument księgowy według wskazanej definicji.

2. W sytuacji, gdy wysokość kwoty zafakturowanej raty w harmonogramie zmienia się. Czyli mamy do czynienia z odpiętą od harmonogramu fakturą i zmienionym harmonogramem. W takim przypadku po zaznaczeniu opcji Wystaw korektę na liście należy wybrać korygowaną fakturę. Kliknięcie przycisku Dalej spowoduje zastosowanie nowego mechanizmu. Zostanie wygenerowana faktura korekta zgodnie z definicją, automatycznie podepnie się pod harmonogram, utworzą się dokumenty księgowe.

 

II. Automatyczna korekta podczas akceptacji symulacji

Nowa metoda symulacji Korekta wartości raty pozwala na „chwilowe” odpięcie faktury od raty, dokonanie zmian w wysokości raty i ponowne przypięcie faktury. Umożliwia to zachowanie spójności między harmonogramem umowy i jego reprezentacją w księgowości, gdyż zmiany są dokonywane jedynie w symulacji, a nie bezpośrednio na harmonogramie. Cel jest osiągalny po wykonaniu dwóch etapów.

 

1. Użytkownik wywołuje symulację Korekta wartości rat. System zmienia kalkulację na nieliniową. Dana zmiana obejmuje również zafakturowane raty wyświetlone w innym kolorze. W wyżej wymienionej symulacji w oknie Wprowadzenie symulacji finansowej operator ma możliwość ręcznego dokonywania niezbędnych modyfikacji. Zmiany można dokonywać w kolumnach Waga, Kapitał, Odsetki i Kwota. Po dokonaniu zmiany jakiejkolwiek wartości, system wyświetli komunikat „Czy chcesz ustalić wartość …?„. Po potwierdzeniu zmiany jest ona widoczna w odpowiednim polu. W kolumnie Zmieniona rata system zaznacza, które zafakturowane raty zostaną przeliczone. W przypadku dodatkowych serwisów (np. ubezpieczenie, opony, life, itd.) można przejść na poszczególne zakładki kalkulatorów i dokonać korekty wartości rat objętych korygowaniem.

Rysunek 2. Wprowadzenie symulacji finansowej – Korekta wartości raty.

 

Po kliknięciu w przycisk Przelicz system przeliczy wysokość wartości wszystkich następnych rat harmonogramu. Kliknięcie przycisku Dalej spowoduje otwarcie następnego okna Symulacja przygotowana. Jeżeli wcześniej kalkulacje nie zostały przeliczone, to system automatycznie dokona tego na tym etapie. Po uzupełnieniu pól Nazwa symulacji i Nazwa aneksu (w zależności od modułów systemu LEO Leasing), a później kliknięcie przycisku Dalej aplikacja zapisze symulację do bazy.

 

2. Automatyczne wystawienie niezbędnych faktur korygujących jest realizowane podczas operacji 27 – Zamknięcie renegocjacji (zatwierdzenia symulacji). Na podstawie przeniesienia stworzonej symulacji na harmonogram bieżący system dokonuje wystawienia faktury (faktur) korygujących zgodnie z definicją wzorca generacji dla zafakturowanych rat. Od harmonogramu zostaje odpięta faktura pierwotna i podpięta faktura korekta. Dla zafakturowanych rat, gdzie żadna z pozycji nie jest zmieniona, faktury korekty nie są wystawiane. Na zakładce Parametry istnieje możliwość jednoczesnego podania daty sprzedaży i przyczyny korekt dla faktur ujemnych i dodatnich. W czasie generacji faktur korekt system samodzielnie ocenia czy jest ona in minus, czy in plus, i na podstawie tego wstawia odpowiednie wartości. Wszystkie faktury pierwotne i korygowane są dostępne w module Przeglądu faktur.

Rysunek 3. Okno operacji Zakończenie renegocjacji kontraktu – zakładka parametry

III. Automatyczne rozliczanie korekt

Została zmodyfikowana operacja numer 28 – Korekta faktury do kontraktu. Funkcjonalność została rozszerzona o automatyczne rozliczanie faktury korygującej z fakturą pierwotną wykorzystując nową technologię.

 

We wszystkich wymienionych powyżej funkcjach zastosowano mechanizm, gdzie faktura korygowana będzie porównywana z fakturą pierwotną. Korekta będzie wystawiona tylko przy zróżnicowanym TOTAL_NETTO lub TOTAL_VAT.

 

Wszystkie zmienne użyte w definicji faktury, zarówno powstałej faktury korygującej, jak i pierwotnej (z prefiksem INC_) są przechowywane w polu FAKTURA.PARAMLIST. Doszła także nowa kolumna PARAMLISTVIRT, która przechowuje dla umów zbiorczych zmienne każdego kontraktu cząstkowego.

 

Na potrzeby funkcjonowania danego mechanizmu trzeba przygotować nowe definicje wzorców księgowych, umożliwiające powstanie wartości różnicy między pozycjami początkową a krygowaną (np. dla obliczenia różnicy VAT można zastosować różnicę – ).

 

Technologię tą stosuje się do faktur wygenerowanych w systemie w wersji LEO Leasing 3.19. Jednak nowa wersja systemu przewiduje sytuacje, w których będzie potrzeba wystawienia faktur korygujących do już istniejących w systemie faktur (wystawionych na wcześniejszych wersjach). Wówczas będzie zastosowany mechanizm różnicowania dokumentu księgowego faktury pierwotnej i korekty. Aplikacja odnajdzie w systemie korygowaną fakturę, a następnie jej dokument księgowy i dopasuje jego pozycje z księgowaniem faktury korygującej. Przy niezgodności pozycji wyświetli się okno dla podjęcia decyzji przez operatora.

 

Nowe funkcjonalności przynoszą Użytkownikom wiele korzyści. Po wykonaniu stosownej konfiguracji operacje wystawienia faktur korygujących wymagają minimalnego wysiłku. Okna aplikacji zachowują poprzednie wartości pól. Przejrzyste i proste interfejsy programu czynią pracę bardziej komfortową, co sprzyja większej wydajności pracy i zmniejsza możliwość popełnienia nieścisłości i błędów.

 

autor: Andryi Zayats