Oprogramowanie dla biznesu

Zmiany w module Wcześniejsze rozliczenie kontraktów

 

Przy zawieraniu umów leasingowych zazwyczaj nie planujemy ich wcześniejszego rozwiązywania. Przydarzają się czasem zdarzenia losowe, np. nasze auto zostało skradzione lub podczas wypadku zostało całkowicie zniszczone. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi specjalny moduł systemu LEO Leasing, który pozwala na wcześniejsze rozliczenie kontraktu. Niniejszy artykuł poświęcony jest modyfikacjom, jakie wprowadziliśmy do tego modułu – a wszystko to po to, aby jeszcze bardziej uprościć codzienną pracę użytkowników Systemu LEO.

Często nie zdajemy sobie sprawy, ile czasu zajmuje przedterminowe kończenie kontraktów w przypadku wystąpienia losowych sytuacji takich jak kradzież lub szkoda całkowita środka trwałego, będącego przedmiotem kontraktu lub za porozumieniem stron. Aby ułatwić te trudne czynności w procesie wcześniejszego kończenia kontraktu, w naszym systemie LEO Leasing jest już od dawna dostępny moduł o nazwie Early Contract Terminantion (ECT), który umożliwia wyliczenie końcowego salda rozliczenia kontraktu.

 

W ramach rozwoju systemu LEO Leasing została zmieniona szata graficzna modułu ECT. W module ECT zostały pogrupowane i uporządkowane wszystkie pola tak, aby interfejs modułu był jeszcze bardziej przejrzysty i czytelny dla użytkowania systemu.

Rysunek 1. Przykładowe okno modułu ECT

Szybka symulacja rozliczenia kontraktu

 

Oprócz zmiany w wyglądzie modułu została też dodana przydatna i ułatwiająca pracę użytkownikowi funkcjonalność umożliwiająca wykonanie szybkiej symulacji rozliczenia kontraktu. Użytkownik systemu podczas dokonywania symulacji rozliczenia kontraktu nie musi się zastanawiać jakie parametry ma ustawić w module, aby rozliczyć kontrakt w zależności od zaistniałej losowej sytuacji takiej jak: szkoda całkowita, kradzież czy nawet windykacja. W module został dodany nowy panel konfiguracyjny „Rodzaje rozliczeń przedterminowych” umożliwiający definicję niezależnych profili rodzajów rozliczenia kontraktu.

 

Nowe okno „Rodzaje rozliczeń przedterminowych” dostępne jest w dwóch miejscach w systemie LEO Leasing:

  • W oknie modułu ECT

Rysunek 2. Okno „Rodzaje rozliczeń przedterminowych” dostępne z okna modułu ECT

 

  • W oknie Kontrakty

Rysunek 3. Okno „Rodzaje rozliczeń przedterminowych” dostępne z okna Kontrakty

Dowolna liczba profili rodzajów rozliczenia

 

Do edycji i definiowania profili rodzajów rozliczenia zostały nadane odpowiednie uprawnienia tak, aby nie każdy miał do nich dostęp. W oknie „Rodzaje rozliczeń przedterminowych” można dodawać dowolną liczbę profili, w których można definiować wartości domyślne parametrów rozliczenia kontraktów, które automatycznie będą się podstawiać podczas wybrania danego profilu w module ECT. Wystarczy raz zdefiniować odpowiedni profil i w procesie wcześniejszego kończenia kontraktu użytkownicy systemu będą mogli w łatwy i szybki sposób dokonać symulacji rozliczenia kontraktu.

 

W oknie „Rodzaje rozliczeń przedterminowych” do ustawień domyślnych dostępnych jest większość pól jakie występują w module ECT, które zostały pogrupowane w odpowiednie zakładki. Dostępne są następujące zakładki:

 

  • Parametry księgowe

Rysunek 4. Przykładowe okno z zakładką „Parametry księgowe”

 

  • Parametry refinansowania

Rysunek 5. Przykładowe okno z zakładką „Parametry refinansowania”

 

  • Koszty rozliczenia

Rysunek 6. Przykładowe okno z zakładką „Kwoty rozliczenia”

 

  • Wartości domyślne

Rysunek 7. Przykładowe okno z zakładką „Wartości domyślne”

 

  • Parametry generacji faktur

Rysunek 8. Przykładowe okno z zakładką „Parametry generacji faktur”

 

  • Rozliczenie rozrachunków

Rysunek 9. Przykładowe okno z zakładką „Rozliczenie rozrachunków”

 

  • Panele dodatkowe

Rysunek 10. Przykładowe okno z zakładką „Panele dodatkowe”

 

Używanie nowej funkcjonalności konfigurowania profili rodzajów rozliczania kontraktu w znacznym stopniu automatyzuję codzienna pracę użytkownika, a co za tym idzie również zmniejsza liczbę popełnianych błędów podczas tworzenia kalkulacji w module ECT. Jedną z ważniejszych funkcjonalności jaką daje możliwość definiowania profili jest możliwość ustawienia oddzielnie dla każdego profilu parametrów generowania faktur lub not z automatycznym rozksięgowaniem wartości rozliczenia. Po odpowiednim skonfigurowaniu parametrów generacji faktury wszystkie wartości do wystawienia faktury takie jak: wartość rozliczenia, nazwa pozycji na fakturze, data wystawienia czy data sprzedaży automatycznie podstawią się do faktury lub noty. Jeśli będzie dobrze skonfigurowany profil, to rolą użytkownika będzie tylko wybranie danego profilu w module ECT, a wszystkie wartości będą się same podstawiały aż do momentu wygenerowania faktury lub noty uznaniowej lub obciążeniowej (w zależności czy rozliczenie końcowe będzie na plus czy minus dla Kontrahenta).

Rysunek 11. Przykładowe okna ze wskazaniem powiązań konfiguracyjnych

 

Rozbudowa procesu workflow wcześniejszego rozliczenia kontraktu

 

Dzięki możliwości definicji profili rodzajów rozliczania można też odpowiednio rozbudować proces workflow modułu kontraktów tak, aby można było w łatwy sposób procesować wcześniejsze rozliczenia kontraktu w przypadku zaistniałych zdarzeń typu szkoda całkowita, kradzież czy windykacja środka trwałego będącego przedmiotem kontraktu.

 

Poniżej został opisany fragment przykładowego procesu workflow w przypadku kradzieży środka trwałego.

  • Dodanie i konfiguracja rodzaju rozliczenia
  • Odpowiedni proces kontraktu na workflow
    • Wystawienie pism do klienta
    • Operacja dodania szkody ST
    • Operacja rozliczenia kont
    • Operacja częściowa likwidacja ST
  • Wystawienie noty obciążeniowej
  • Wystawienie noty uznaniowej
  • Wznowienie przy odnalezieniu ST

Rysunek 12. Przykładowe workflow w przypadku kradzieży środka trwałego

 

Nowa operacja Masowe rozliczenie kontraktów

 

Oprócz nowych rozwiązań funkcyjnych modułu ECT, system LEO Leasing umożliwia dokonanie rozliczenia wielu kontraktów w jednym procesie za pomocą nowej operacji „Masowe rozliczenie kontraktów” dodanej w module Kontraktów. Nowa operacja wywoływana jest z modułu kontraktów z menu „Narzędzia”.

 

W pierwszym oknie operacji „Masowe rozliczenie kontraktów” użytkownik wybiera kontrahenta, dla którego chce dokonać masowego wcześniejszego rozliczenia wszystkich lub wybranych kontraktów.

Rysunek 13. Przykładowe pierwsze okno operacji „Masowe rozliczenie kontraktów”

 

W drugim oknie masowej operacji użytkownik ustawia odpowiednie parametry do wykonania rozliczenia kontraktów. Przed wykonaniem tej operacji należy wcześniej skonfigurować profile rodzajów rozliczenia w oknie „Rodzaje rozliczeń przedterminowych”, o których była mowa wcześniej.

Rysunek 14. Przykładowe drugie okno operacji „Masowe rozliczenie kontraktów”

 

W kolejnym oknie wyświetli się podsumowanie rozliczeń wszystkich procesowanych kontraktów za pomocą tej operacji. W tym oknie oprócz przejrzenia wygenerowanych danych dla poszczególnych rozliczeń kontraktów użytkownik systemu będzie mógł zmienić wartość w poszczególnych polach oddzielnie dla każdego widocznego rozliczenia. Użytkownik systemu na tym etapie działania operacji może jeszcze usunąć jedno lub kilka rozliczeń. Jeśli będzie taka potrzeba, można też wygenerować odpowiedni raport, wystawić fakturę lub notę.

Rysunek 15. Przykładowe trzecie okno operacji „Masowe rozliczenie kontraktów”

 

Korzystanie z nowych funkcjonalności modułu wcześniejszego kończenia kontraktów ECT oraz odpowiednie zdefiniowanie profili rodzajów rozliczenia przedterminowego wraz z operacją masową na pewno w bardzo dużym stopniu zautomatyzuje prace użytkowników systemu LEO Leasing.

 

W dalszym ciągu pracujemy i będziemy pracować nad ulepszeniem tego modułu tak, aby umożliwiał użytkownikom Systemu LEO jak najprostsze i najszybsze dokonywanie wcześniejszego kończenia kontraktów.

autor: Arkadiusz Nowakowski