Oprogramowanie dla biznesu

Innowacje i udoskonalenia w LEO FK cz. 2. Szablony dokumentów… jeśli robisz coś „n” razy

 

Drodzy Państwo, zbliża się okres, w którym chętnie obdarowujemy się podarunkami i dzielimy się życzliwymi słowami płynącymi wprost z serca. Przyłączając się do wszystkich uprzejmości, życzymy Wam już teraz, lekkiej i owocnej pracy. Same życzenia jednak nie wystarczą. Aby tak się stało, miło byłoby dostać użyteczny prezent, który to umożliwi. Oto właśnie dla Państwa taki mamy! Przepasany czerwoną wstążką czeka na rozpakowanie. Z przyjemnością prezentujemy kolejne udogodnienie w Systemie LEO FK. Sprawi że po pracy wrócicie do domu mniej zmęczeni i będziecie mieli ochotę celebrować Wasz czas wolny… czas świąteczny.

Dwa słowa o genezie pomysłu

N= 100, N=1000, N=100000, a co jeśli N= ∞ ?

Od wieków ludzie próbują optymalizować narzędzia, którymi się posługują. Tworzenie mniej lub bardziej skomplikowanych wzorców, których można używać wiele razy i z łatwością po nie sięgać leży w naszej naturze. To co wykonywane jest cyklicznie, „dzień w dzień” aż się prosi o koło ratunkowe pod tytułem „SZABLON”. Po co „wklepywać” nieskończoną ilość razy „to samo” albo niemalże „to samo”, jeśli da się zrobić taki szablon raz i korzystać z niego do woli. Właśnie taką możliwość pragniemy Państwu zaprezentować w dzisiejszym artykule, stawiającym naprzeciw siebie dokumenty i szablony.

 

Na początek drobna retrospekcja

Do tej pory mieli Państwo trochę ograniczone możliwości. Można było jedynie dodać dokument z istniejącego z pominięciem kwot, posługując się istniejącym dokumentem w LEO FK, widocznym na liście. Z czasem dodaliśmy jeszcze możliwość dodania dokumentu z istniejącego bez pomijania kwot. Jednak mimo faktu iż nowe opcje były znacznym udogodnieniem, nastręczały problem polegający na konieczności odszukania za każdym razem dokumentu, z którego można by dogodnie dokonać takiej operacji. Teraz nie jest to już konieczność, a tylko jedna z możliwości.

 

Sprawa dotyczy „Szablonów dokumentów”

Stworzyliśmy nowy rewelacyjny moduł, umożliwiający zarządzanie szablonami do tworzenia dokumentów. Teraz już nie trzeba będzie tracić czasu na żmudne poszukiwania i przeglądanie, aby stworzyć dokument. Do tego wystarczy zaprojektować szablony, a następnie sięgać po nie, tak często, jak to będzie potrzebne.

Narzędzie przeznaczone dla osób kreatywnych ceniących porządek i lubiących ułatwiać życie sobie oraz współpracownikom. Oddanie go do dyspozycji pracowników, przyniesie z pewnością szereg profitów i jeszcze bardziej poprawi ergonomię pracy.

 

Nowe szablony dokumentów

Dostęp do narzędzia tworzenia i edycji szablonów, których można mieć wiele, prowadzi z okna głównego LEO FK przez Kartoteki, Pomocnicze. Klikniecie na menu Szablony dokumentów otwiera okno umożliwiające edycję już istniejących szablonów, stworzenie nowego lub usunięcie zbędnego.

Rysunek 1. Lista istniejących/tworzenie nowego szablonu dokumentu

Przygotowanie takich szablonów, które odwzorują najczęściej używane dokumenty nie wymaga wielkiego wysiłku, robi się to w kilku prostych krokach.

Szablon trzeba nazwać i wybrać z jakim typem dokumentu ma być związany. Na poczet przykładu stworzyliśmy „szablon 1” jako „Polecenie księgowania PK”, dodając jeden zapis księgowy na kwotę 100 z wypełnionymi kontami oraz treścią opisu.

Rysunek 2. Wygląd nowego szablonu

Nowo tworzony szablon może być „bogaty”, zawierać uzupełnione kwoty, konta, segmenty, rejestry. Przy czym wypełniają Państwo tylko to, co jest Wam potrzebne podczas tworzenia dokumentu. Wszystko to jest dostępne z okna edycji szablonu. Daty oraz numer ewidencyjny zostaną uzupełnione automatycznie podczas tworzenia dokumentu księgowego z szablonu.

Po zakończonej edycji i zapisaniu nowego szablonu, trafi on na listę istniejących. Zawsze dopóki będzie istniał, będzie można wrócić do jego edycji lub go usunąć.

 

Nowe szablony są „pod ręką”

Skoro już zostanie przygotowany taki szablon, warto zaznaczyć, że jest on łatwo dostępny w głównym panelu Systemu LEO FK.

Kliknięcie przycisku „Nowy z szablonu” zaprowadzi do okna „Szablony dokumentów księgowych” z listą istniejących do wyboru szablonów. Od tej pory nowy dokument będzie można łatwo wygenerować, sięgając po jeden z opracowanych szablonów.

Rysunek 3. Wybór szablonu do tworzenia dokumentu

Dokument utworzony z szablonu

Oczywiście dokument tworzony na podstawie wybranego szablonu można modyfikować przed zapisaniem lub zapisać „jeden do jednego” zgodnie z użytym szablonem.

Ostatecznie wygenerowany na podstawie szablonu dokument będzie widoczny na liście również dostępnej z głównego okna LEO FK.

 

Szablon z dokumentu – proszę bardzo

Aby jeszcze bardziej ułatwić proces tworzenia szablonu, stworzyliśmy kolejną możliwość.

Przewidzieliśmy, że na pewno macie Państwo już zapisane dokumenty, z których często korzystacie przy procesie tworzenia kolejnych cyklicznych.

W takim razie brak jeszcze konkretnego szablonu, na podstawie którego moglibyście wystawiać nowe „podobne”. Nasze rozwiązanie pozwala skonstruować szablon z dokumentu!

Wystarczy na liście dokumentów księgowych wskazać istniejący dokument, z którego chcemy stworzyć szablon/szablony. Po kliknięciu prawym klawiszem myszki mają Państwo dostępne opcje: „Utwórz szablon bez kwot” lub Utwórz szablon”.

Rysunek 4. Możliwość utworzenia szablonu z istniejącego dokumentu

W zależności od dokonanego wyboru otworzy się okno tworzenia nowego szablonu pozbawione kwot istniejących w dokumencie, na podstawie którego jest kreowany lub też będą w nim one zawarte. Oczywiście w obu przypadkach można ręcznie zmodyfikować dostępne do edycji pola przed zapisaniem szablonu.

 

Szablon z szablonu – „masło maślane” – ale tak też się da

Wspomnę tylko, iż dokonując edycji istniejącego już na liście szablonu, można zapisać go po zmianach jako zupełnie nowy, nadając mu unikalną nazwę w obrębie listy już istniejących.

 

Ufaj, ale kontroluj

Zgodnie z maksymą traktującą o udzielaniu limitowanego kredytu zaufania, przekazujemy w Państwa ręce zestaw uprawnień sterujących dostępem do nowego skarbu jakim są „Szablony”. Można przyznać prawa do: przeglądania szablonów dokumentów, tworzenia i edycji szablonów, tworzenia dokumentu księgowego z szablonu dokumentu i wreszcie usuwania szablonów dokumentów.

Reasumując dziś poruszony temat, wprowadzona innowacja dodaje Państwu wygodę tworzenia własnych szablonów dokumentów. To zapewne pozwoli na sprawniejszą obsługę procesu tworzenia dokumentów „powtarzalnych w swej formie”. Dodatkowo macie Państwo ostatnie słowo po skorzystaniu z szablonu co do dokumentu. Korzystanie z szablonu nie wyklucza całkowicie wpływu na dokument mający powstać na jego podstawie.

Dziękujemy za uwagę i zapraszamy do korzystania z opisanych udogodnień dostępnych w LEO FK od wersji 3.21 ?

 

autor: Marcin Mazur