Edicta to elektroniczny system obsługi dokumentów. Umożliwia zarzadzanie dokumentami, korespondencja, sprawami (projektami), poleceniami, terminami oraz czasem pracy pracowników, tworząc centralna, uporządkowana bazę dokumentów i informacji. Umożliwia również sprawny dostęp do korespondencji, umów, procedur wewnętrznych itp., kontroluje drogę obiegu korespondencji oraz stan realizacji projektów, usprawnia obsługę klientów. Moduł zarzadzania procesami pracy – wyposażony w graficzny edytor – pozwala na automatyzację procesów zachodzących w organizacji. Zintegrowana skrzynka podawcza umożliwia kompleksową obsługę klienta drogą elektroniczną, natomiast profil zaufany jest gwarancją bezpieczeństwa każdej przeprowadzanej operacji.
Edicta usprawnia obieg dokumentów, zarówno wewnątrz instytucji, jak również pomiędzy instytucją i jej otoczeniem. Posiada polskojęzyczny, wygodny i bardzo intuicyjny w obsłudze interfejs graficzny. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom doskonale odwzorowuje on tradycyjny obieg dokumentów lub zastępuje go w pełni zautomatyzowanym obiegiem elektronicznym.
Edicta dla Administacji – Kluczowe cechy i funkcje systemu Edicta
Wygodny interfejs systemu. System posiada jednolity, intuicyjny i przejrzysty interfejs graficzny. Pełna obsługa systemu, łącznie z wprowadzaniem danych, jest możliwa przy użyciu przeglądarki internetowej.
Obieg dokumentów zgodny z wymogami instrukcji kancelaryjnej. System pokazuje w czytelny sposób poszczególne etapy obiegu dokumentów.
System umożliwia m.in.:
System w pełni polskojęzyczny. Wszystkie elementy interfejsu są polskojęzyczne. System w pełni obsługuje dane wprowadzane w języku polskim. Edicta posiada podsystem pomocy w języku polskim oraz polską dokumentację użytkownika. Moduł wyszukiwania pełnotekstowego uwzględnia polską fleksję i ortografię.
Sprawna digitalizacja dokumentów. Edicta umożliwia skanowanie wielostronicowych dokumentów z poziomu aplikacji oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej. Możliwa jest również konwersja tych dokumentów do plików tekstowych (obróbka OCR), dzięki czemu możliwe jest przeszukiwanie ich treści. System obsługuje dowolne skanery działające w standardzie TWAIN.
Jednoznaczna odpowiedzialność za dokumenty i sprawy. System jednoznaczne przypisuje odpowiedzialność za każdy z dokumentów odpowiedniemu użytkownikowi. Edicta rejestruje w sposób automatyczny każdą czynność związaną z dokumentem, zapisując jego historię. System umożliwia pracę w zastępstwie innego pracownika, uwzględniając w historii faktyczną odpowiedzialność za dokumenty obsługiwane w czasie zastępstwa.
Zarządzanie czasem pracy, zadaniami i zasobami organizacji. System umożliwia wydawanie poleceń i określanie terminów realizacji związanych z korespondencją oraz sprawami. Poprzez jednolity terminarz organizacji możliwe jest wpisywanie terminów poszczególnym użytkownikom i grupom pracowników oraz ich powiadamianie wraz z potwierdzeniem. Edicta umożliwia również zarządzanie zasobami organizacji, takimi jak samochody służbowe czy sale konferencyjne.
Zarządzanie procesami. System umożliwia automatyzację procesów związanych z dokumentami i sprawami, zachodzących w organizacji. Procesy mogą być modelowane przez użytkownika systemu przy użyciu graficznego edytora.
Nadzór nad dokumentami. Pracownicy pracują zawsze z aktualnym zestawem dokumentów. System ewidencjonuje i nadzoruje dokumenty, zapisuje ich kolejne wersje i stany, pozwalając jednocześnie na odtworzenie stanu dokumentu obowiązującego na dany dzień.
Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów. Edicta jest wyposażona w wyszukiwarkę, która pozwala na szybkie i łatwe odnalezienie dokumentu, sprawy czy danych klienta/interesanta. Możliwe jest przeszukiwanie według metadanych opisujących dokumenty, a także według ich treści, przy uwzględnieniu polskiej fleksji oraz ortografii.
Sprawna komunikacja między pracownikami oraz między użytkownikiem a systemem. System może być wyposażony w komunikator typu „Instant Messaging”, pozwalający na wymianę wiadomości tekstowych między użytkownikami systemu, jak również przekazywanie użytkownikowi komunikatów przez system. Wiadomości tekstowe mogą być w prosty sposób zachowywane w systemie i dołączane do spraw. Komunikator przekazuje wiadomści również wtedy, gdy użytkownik nie ma uruchomionego systemu na swojej stacji roboczej.
Nowoczesna budowa systemu. System jest zaprojektowany w architekturze trójwarstwowej, współpracuje zarówno z komercyjnymi, jak i darmowymi relacyjnymi bazami danych. Modułowa budowa umożliwia wdrażanie kolejnych funkcjonalności, przy uwzględnieniu organizacji pracy użytkowników. W każdej chwili możliwe jest dowolne włączanie/wyłączanie poszczególnych modułów, udostępnianie funkcjonalności wybranym osobom.
Bezpieczeństwo. Edicta zawiera rozbudowany moduł bezpieczeństwa, zarządzający dostępem użytkowników za równo do odpowiedniego typu dokumentów (grup dokumentów, teczek), jak i funkcji systemu. Dodatkowo system wykorzystuje technologie PKI do podpisywania czy akceptacji dokumentów oraz do uwierzytelniania użytkownika w systemie. System jest zintegrowany z usługami PKI, takimi jak CRL, OCSP i DVCS.
Zgodność ze standardami. Edicta zapewnia zgodność formatu metadanych eksportowanych dokumentów ze standardem opracowanym przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych. Umożliwia importowanie korespondencji elektronicznej z sieci internetowej do wewnętrznej, oddzielonej galwanicznie sieci komputerowej organizacji. W systemie uwzględniono koncepcję „Wrót Polski” (ePUAP). System jest zintegrowany z elektroniczną skrzynką podawczą (ESP), umożliwiającą obsługę interesanta drogą elektroniczną.
Korzyści z wdrożenia systemu Edicta dla Administracji
Dzięki wdrożeniu systemu Edicta organizacja osiąga wymierne korzyści. Są to m.in.:
System umożliwia całkowitą eliminację tradycyjnego, „papierowego” obiegu dokumentów, o ile w danej organizacji nie istnieją ograniczenia w tym zakresie wynikające z norm prawnych.
Do wdrożenia systemu konieczna jest odpowiednia infrastruktura:
Elastyczność
Systems Edicta można dostosować do specyficznych potrzeb klienta zarówno na etapie wdrożenia, jak i w okresie późniejszym poprzez proste zmiany konfiguracyjne lub łatwe przemodelowanie procesów biznesowych.
Skalowalność i dostępność
W systemie Edicta użytkownik ma możliwość pracy w konfiguracji klastra wydajnościowego i niezawodnościowego.
Wieloplatformowość systemowa i bazodanowa
Systems Edicta działa na systemach: Windows Server oraz Linux i bazach danych: darmowych oraz komercyjnych.
Łatwe integrowanie się
System Edicta posiada naturalne możliwości integrowania się z usługami SSO i systemami zarządzania tożsamości oraz z publicznymi usługami PKI, w tym z kwalifikowanymi usługami podpisu elektronicznego.
Bezpieczeństwo
Systems Edicta to gwarancja całkowitego bezpieczeństwa, uzyskana dzięki innowacyjnym, zaawansowanym rozwiązaniom, takim jak profil zaufany, a także zgodność z najnowocześniejszymi standardami, w tym koncepcją Wrót Polski (ePUAP).
Otwartość i zgodność
System Edicta zyskuje otwartość poprzez wykorzystywanie popularnych formatów danych i protokołów komunikacyjnych, w tym XML oraz SOAP. Jest także zgodny z formatami używanymi i obowiązującymi w administracji publicznej.
System dostarczany jest w modelu „on-site”, obejmuje zakup licencji, wdrożenie i szkolenie użytkowników. Dodatkowo istnieje możliwość integracji z istniejącymi systemami u Klienta.
Chcesz wdrożyć System EZD Edicta w swoim urzędzie? Masz dodatkowe pytania? Serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Handlowym, który z chęcią udzieli wszystkich dodatkowych informacji: e-mail: handel.at@assecods.pl