Edicta

O PRODUKCIE

Edicta to elektroniczny system obsługi dokumentów. Umożliwia zarzadzanie dokumentami, korespondencja, sprawami (projektami), poleceniami, terminami oraz czasem pracy pracowników, tworząc centralna, uporządkowana bazę dokumentów i informacji. Umożliwia również sprawny dostęp do korespondencji, umów, procedur wewnętrznych itp., kontroluje drogę obiegu korespondencji oraz stan realizacji projektów, usprawnia obsługę klientów. Moduł zarzadzania procesami pracy –  wyposażony w graficzny edytor – pozwala na  automatyzację procesów zachodzących w organizacji. Zintegrowana skrzynka podawcza umożliwia kompleksową obsługę klienta drogą elektroniczną, natomiast profil zaufany jest gwarancją bezpieczeństwa każdej przeprowadzanej operacji.

Edicta usprawnia obieg dokumentów, zarówno wewnątrz instytucji, jak również pomiędzy instytucją i jej otoczeniem. Posiada polskojęzyczny, wygodny i bardzo intuicyjny w obsłudze interfejs graficzny. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom doskonale odwzorowuje on tradycyjny obieg dokumentów lub zastępuje go w pełni zautomatyzowanym obiegiem elektronicznym.

Edicta dla Administacji – Kluczowe cechy i funkcje systemu Edicta

Wygodny interfejs systemu. System posiada jednolity, intuicyjny i przejrzysty interfejs graficzny. Pełna obsługa systemu, łącznie z wprowadzaniem danych, jest możliwa przy użyciu przeglądarki internetowej.

Obieg dokumentów zgodny z wymogami instrukcji kancelaryjnej. System pokazuje w czytelny sposób poszczególne etapy obiegu dokumentów.

System umożliwia m.in.:

• rozproszoną rejestrację wszelkiej korespondencji wpływającej do organizacji wraz z załącznikami oraz jej automatyczne numerowanie, oznaczanie kodem kreskowym i tworzenie raportów,
• rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi),
• zdefiniowanie struktury podległości służbowej oraz wielu struktur funkcjonalnych powoływanych np. w celu realizacji projektów,
• rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami związanymi; kontrolowanie stopnia realizacji sprawy oraz związanych z nią terminów, powiadamianie o opóźnieniach; sprawy są trwale gromadzone w teczkach i podteczkach rzeczowego wykazu akt i udostępniane zgodnie z uprawnieniami;
• prowadzenie rozbudowanej bazy klientów / interesantów.

System w pełni polskojęzyczny. Wszystkie elementy interfejsu są polskojęzyczne. System w pełni obsługuje dane wprowadzane w języku polskim. Edicta posiada podsystem pomocy w języku polskim oraz polską dokumentację użytkownika. Moduł wyszukiwania pełnotekstowego uwzględnia polską fleksję i ortografię.

Sprawna digitalizacja dokumentów. Edicta umożliwia skanowanie wielostronicowych dokumentów z poziomu aplikacji oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej. Możliwa jest również konwersja tych dokumentów do plików tekstowych (obróbka OCR), dzięki czemu możliwe jest przeszukiwanie ich treści. System obsługuje dowolne skanery działające w standardzie TWAIN.

Jednoznaczna odpowiedzialność za dokumenty i sprawy. System jednoznaczne przypisuje odpowiedzialność za każdy z dokumentów odpowiedniemu użytkownikowi. Edicta rejestruje w sposób automatyczny każdą czynność związaną z dokumentem, zapisując jego historię. System umożliwia pracę w zastępstwie innego pracownika, uwzględniając w historii faktyczną odpowiedzialność za dokumenty obsługiwane w czasie zastępstwa.

Zarządzanie czasem pracy, zadaniami i zasobami organizacji. System umożliwia wydawanie poleceń i określanie terminów realizacji związanych z korespondencją oraz sprawami. Poprzez jednolity terminarz organizacji możliwe jest wpisywanie terminów poszczególnym użytkownikom i grupom pracowników oraz ich powiadamianie wraz z potwierdzeniem. Edicta umożliwia również zarządzanie zasobami organizacji, takimi jak samochody służbowe czy sale konferencyjne.

Zarządzanie procesami. System umożliwia automatyzację procesów związanych z dokumentami i sprawami, zachodzących w organizacji. Procesy mogą być modelowane przez użytkownika systemu przy użyciu graficznego edytora.

Nadzór nad dokumentami. Pracownicy pracują zawsze z aktualnym zestawem dokumentów. System ewidencjonuje i nadzoruje dokumenty, zapisuje ich kolejne wersje i stany, pozwalając jednocześnie na odtworzenie stanu dokumentu obowiązującego na dany dzień.

Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów. Edicta jest wyposażona w wyszukiwarkę, która pozwala na szybkie i łatwe odnalezienie dokumentu, sprawy czy danych klienta/interesanta. Możliwe jest przeszukiwanie według metadanych opisujących dokumenty, a także według ich treści, przy uwzględnieniu polskiej fleksji oraz ortografii.

Sprawna komunikacja między pracownikami oraz między użytkownikiem a systemem. System może być wyposażony w komunikator typu „Instant Messaging”, pozwalający na wymianę wiadomości tekstowych między użytkownikami systemu, jak również przekazywanie użytkownikowi komunikatów przez system. Wiadomości tekstowe mogą być w prosty sposób zachowywane w systemie i dołączane do spraw. Komunikator przekazuje wiadomści również wtedy, gdy użytkownik nie ma uruchomionego systemu na swojej stacji roboczej.

Nowoczesna budowa systemu. System jest zaprojektowany w architekturze trójwarstwowej, współpracuje zarówno z komercyjnymi, jak i darmowymi relacyjnymi bazami danych. Modułowa budowa umożliwia wdrażanie kolejnych funkcjonalności, przy uwzględnieniu organizacji pracy użytkowników. W każdej chwili możliwe jest dowolne włączanie/wyłączanie poszczególnych modułów, udostępnianie funkcjonalności wybranym osobom.

Bezpieczeństwo. Edicta zawiera rozbudowany moduł bezpieczeństwa, zarządzający dostępem użytkowników za równo do odpowiedniego typu dokumentów (grup dokumentów, teczek), jak i funkcji systemu. Dodatkowo system wykorzystuje technologie PKI do podpisywania czy akceptacji dokumentów oraz do uwierzytelniania użytkownika w systemie. System jest zintegrowany z usługami PKI, takimi jak CRL, OCSP i DVCS.

Zgodność ze standardami. Edicta zapewnia zgodność formatu metadanych eksportowanych dokumentów ze standardem opracowanym przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych. Umożliwia importowanie korespondencji elektronicznej z sieci internetowej do wewnętrznej, oddzielonej galwanicznie sieci komputerowej organizacji. W systemie uwzględniono koncepcję „Wrót Polski” (ePUAP). System jest zintegrowany z elektroniczną skrzynką podawczą (ESP), umożliwiającą obsługę interesanta drogą elektroniczną.

Korzyści z wdrożenia systemu Edicta dla Administracji

Dzięki wdrożeniu systemu Edicta organizacja osiąga wymierne korzyści. Są to m.in.:

• brak konieczności odrywania się od stanowiska w celu poszukiwania dokumentów; pracownicy nie tracą czasu na wyszukiwanie informacji; dokumenty są szybko i bezbłędnie wyszukiwane i udostępniane,
• redukcja kosztów drukowania i przesyłania dokumentów,
• łatwe zabezpieczenie informacji przed zniszczeniem, utratą lub manipulowaniem dokumentami,
• możliwość sterowania przepływem dokumentów zgodnie z ustaloną kolejnością,
• automatyzacja wielu powtarzalnych i żmudnych dla pracowników czynności,
• zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię biurową przeznaczoną do składowania dokumentów;
• sprawny przepływ informacji w organizacji,
• wyższa jakość i sprawność obsługi klienta/interesanta,
• unowocześnienie wizerunku organizacji (w przypadku urzędów),
• bieżąca informacja dla pracowników i kierownictwa o stanie realizacji spraw i zadań oraz sygnalizowanie zagrożeń,
• możliwość zatwierdzania dokumentów podpisem elektronicznym w sposób równoważny formie pisemnej,
• wsparcie przy wprowadzaniu i utrzymaniu systemu zarządzania jakością; użytkownicy pracują zawsze z aktualnym i kompletnym zestawem dokumentów,
• standaryzacja dokumentów wychodzących i wewnętrznych organizacji,
• możliwość obsługi klientów/interesantów przez internet,
• archiwizacja dokumentów papierowych,
• efektywne zarządzanie (sterowanie) obiegiem dokumentów w strukturze całej organizacji poprzez właściwe dysponowanie czasem pracowników oraz przydzielanie im poszczególnych zadań i procesów,
• definiowanie praw dostępu do poszczególnych spraw oraz dokumentów,
• redukcja kosztów związanych z bieżącą działalnością organizacji,
• częściowa automatyzacja aktualizacji Internetowego Biuletynu Informacji Publicznej; system umożliwia eksportowanie dokumentów i danych o stanie realizacji spraw do BIP.

System umożliwia całkowitą eliminację tradycyjnego, „papierowego” obiegu dokumentów, o ile w danej organizacji nie istnieją ograniczenia w tym zakresie wynikające z norm prawnych.

TECHNOLOGIA

Do wdrożenia systemu konieczna jest odpowiednia infrastruktura:

• serwer działający pod kontrolą systemu Linux bądź Windows Server,
• baza danych PostgreSQL, MS SQL Server lub Oracle (inne serwery baz danych po uprzedniej konsultacji),
• stacje robocze wyposażone w przeglądarkę internetową Internet Explorer, Mozilla Firefox lub Google Chrome z zainstalowanym Java Runtime Environment 1.5,
• sieć komputerowa o przepustowości 10/100 Mb/s,
• zalecane wyposażenie: czytnik kodów kreskowych, drukarka etykiet, skaner automatyczny.

DANE KONTAKTOWE

 +48 (58) 740 40 90
tomasz.kuszmar@assecods.pl

KORZYŚCI

OFERTA

System dostarczany jest w modelu „on-site”, obejmuje zakup licencji, wdrożenie i szkolenie użytkowników. Dodatkowo istnieje możliwość integracji z istniejącymi systemami u Klienta.

Chcesz wdrożyć System EZD Edicta w swoim urzędzie? Masz dodatkowe pytania? Serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Handlowym, który z chęcią udzieli wszystkich dodatkowych informacji: e-mail: handel.at@assecods.pl

Realizacje