Employee Document Repository

ABOUT THE PRODUCT

Employee Document Repository is a system that allows you to transform existing, paper archives of employee files to electronic form. Thanks to this it is possible to manage them through a simple web browser with safety. The system consists of two modules: Document importer and graphic interface.

 

  1. Document importer – a module manually operated by people trained for it. When scanning the documents, the module adds them to the Repository so that it is possible to manage them through a graphic interface, visible from web browsers.

 

  1. Graphic interface – a module making it possible to:
    • Define the access scale to documents for selected users:
      • Preview
      • Preview and editing
    • Search employee files after by defined attributes:
      • First name
      • Last name
      • Personal ID number (PESEL)
      • File number
    • Grouping documents in accordance with maintaining the form of a personal file:
      • Section A – documents associated with applying for employment
      • Section B – documents concerning the employment relationship and its course
      • Section C – documents related to the termination of employment
    • Change of the order of documents
    • Change of folders and sections for documents
    • Overwriting documents to earlier defined document templates
    • Generate tables of contents
    • Viewing scanned documents
    • Any definition of access to documents for particular groups of users, such as: documents concerning pay matters available to users from the HR department, documents relating to occupational health and safety available to users from the health and safety department, etc.
    • Generating, upon request, tables of contents for making changes in the employee file
    • Setting a configurable parameter of idle time after which the user is logged out of the system
    • Access to system logs available to the user with the Administrator role.

 

Any changes made to employee documents in the electronic version must be reproduced in the physical archive. The change from the level of the application is documented by a system-generated e-mail message addressed to the team that supports the data archive.

Technology

Applied technologies and system solutions:

  • Technology stack JAVA (Java SE 8, Java EE 5+)
  • Operating system Oracle Java 8+ (for server Linux/UNIX) any for customers (operation through www)
  • Application server Glassfish4.
  • Database: PostgreSQL 9.5+
  • On the customer’s side any web browser: Internet Explorer 8+ Firefox 3.6+, Opera, Google Chrome
Contact

Asseco Data Systems S.A.
Office in Łódź

 +48 (42) 675 64 19
development@assecods.pl

Benefits

Automation

The system allows you to manage employee documents in an orderly and transparent manner. In the case of changes in the employee file, i.e. changing the order of the documents or replacement of a document results in generating an e-mail to the management team of the paper document archive of the relevant content.

Online access

Access to the repository is possible using virtually any device with a web browser. It is possible to manage and preview them.

Compatible with the law

The system fully reflects the manner of storing employee documents described in the Journal of Laws 1996.62.286 (division into section A, B and C).

Scalable number of system users

Defined number of active users logged on to the application.

Security

The use of the latest trends in software engineering has made it possible for us to create a solution for maximum data security.

Convenient to use

With definable access for users, searching for employee files by defined attributes and grouping documents in accordance with maintaining the form of personal files, our system is convenient and easy to use.

Offer

For more information about licensing, sales, and the implementation of the Employee Document Repository, please contact us via e-mail: development@assecods.pl or phone: +48 42 675 64 19.

Szanowna Użytkowniczko/Szanowny Użytkowniku

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r (zwanego dalej „Rozporządzenie”) informuję, iż:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Asseco Data Systems S.A. z siedzibą w Gdyni, ul. Podolska 21, 81-321 Gdynia;
  2. Kontakt do Inspektora ochrony danych w Asseco Data Systems S.A. można uzyskać pod adresem e – mail: IOD@assecods.pl, tel.+48 42 675 63 60.
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
    • przygotowania odpowiedzi na zapytanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia.
    • przesyłania informacji marketingowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej i programów automatyzujących na podstawie ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i w zw. z art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. prawa telekomunikacyjnego (zgoda alternatywna) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia.
  4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do przygotowania i przedstawienia odpowiedzi na zapytanie oraz do czasu cofnięcia przez Panią/Pana wyrażonej zgody na otrzymywanie informacji marketingowych.
  5. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia/zapomnienia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Realizację wszystkich powyższych praw można zrealizować poprzez wniosek złożony na stronie https://www.daneosobowe.assecods.pl
  6. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Regulatora, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy Rozporządzenia.
  7. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest niezbędne do realizacji wniosku z zapytaniem. Jest Pan/Pani zobowiązana do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uzyskania odpowiedzi na wysłane zapytanie.
  8. Pani/Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach przetwarzania danych osobowych podanych przy utworzeniu Konta i uzupełnianiu danych w nim zawartych oraz danych dotyczących aktywności w Serwisach (zgodnie z Polityką prywatności serwisu internetowego Asseco Data Systems S.A. Polityka prywatności)
    i aktywności związanej z naszą komunikacją mailową z Panią/Panem, a efektem takiego przetwarzania będzie dopasowanie informacji marketingowych dotyczących naszych produktów i usług, które mogą Panią/Pana zainteresować.

POLITYKA PRYWATNOŚCI