System Obsługi e-Faktur (SOE)

O PRODUKCIE

System Obsługi e-Faktur (SOE) to usługa przygotowania i dystrybucji e-faktur lub innych dowolnych dokumentów w formie elektronicznej np. PDF zabezpieczonych pieczęcią lub podpisem elektronicznym oraz znacznikiem czasu.

System Obsługi e-Faktur jest bezpiecznym i nowoczesnym narzędziem umożliwiającym skuteczne generowanie, dystrybuowanie, gromadzenie oraz przechowywanie faktur elektronicznych.

Dzięki przyspieszeniu i automatyzacji procesu, wzrasta efektywność i płynność procedur rozliczeniowych w firmie. Jednocześnie zmniejszają się koszty związane z drukowaniem, kopertowaniem i wysyłaniem faktur papierowych.

Wystawca faktur, dzięki SOE, ma rozbudowane i praktyczne możliwości wyszukiwania wśród wszystkich faktur, grupowania ich i tworzenia szczegółowych raportów. Dodatkowo do wysyłanych dokumentów można dołączać przekaz marketingowy. Ponadto SOE jest rozwiązaniem niezależnym od funkcjonującego u wystawcy systemu finansowo-księgowego lub billingowego oraz obsługuje dowolne formaty zapisu plików.

Odbiorca faktury elektronicznej może korzystać z łatwego i szybkiego dostępu do faktur – wystarczy wejść do stworzonej w tym celu zakładki na stronie www firmy lub do dedykowanego portalu, dostarczonego przez Asseco Data Systems S.A. Dodatkowo każdy odbiorca, gdy zostanie dla niego wystawiona faktura, otrzyma specjalne powiadomienie (e-Awizo) pocztą elektroniczną lub SMS-em.

Rozwiązanie to jest także bardzo wygodne dla odbiorców faktur, którzy przyzwyczaili się już do nowoczesnych usług, takich jak bankowość elektroniczna i chętnie jeszcze bardziej ułatwiają sobie opłacanie faktur.

System obsługi e-Faktur to rozwiązanie przyjazne dla użytkowników. Odbiorca faktury nie musi posiadać żadnego oprogramowania, a dla wystawcy faktur SOE nie powoduje komplikacji, ponieważ jest to rozwiązanie niezależne od aplikacji finansowo-księgowej i obsługuje dowolne formaty plików.

System Obsługi e-Faktur to technologiczny krok w przyszłość, w stronę budowania wizerunku firmy innowacyjnej, wykorzystującej nowoczesne technologie, otwartej na potrzeby klientów i nieobojętnej na problemy ekologii.

 

Obszary zastosowania Systemu Obsługi e-Faktur

Bankowość i finanse

W sektorze finansowym faktury elektroniczne szczególnie dobrze sprawdzają się w firmach świadczących usługi leasingowe oraz w bankowości elektronicznej.

Przemysł

Dzięki przyspieszeniu i automatyzacji procesu, wzrasta efektywność i płynność procedur rozliczeniowych w firmie. Faktury są natychmiast przekazywane każdemu kontrahentowi, przy czym nie ma możliwości zagubienia ich podczas transportu. Jednocześnie zmniejszają się koszty związane z drukowaniem, kopertowaniem i wysyłaniem faktur papierowych, zwłaszcza w przypadku stałych odbiorców.

Telekomunikacja

System Obsługi e-Faktur jest bezpiecznym i nowoczesnym narzędziem, które zapewnia wymierne korzyści, posiadającym dużą ilość abonentów, firmom telekomunikacyjnym. SOE umożliwia skuteczne generowanie, dystrybuowanie, gromadzenie oraz przechowywanie faktur elektronicznych. Dodatkowo do wysyłanych dokumentów można dołączać przekaz marketingowy lub inne istotne wiadomości, np. regulaminy.

Dzięki przyspieszeniu i automatyzacji procesu, wzrasta efektywność i płynność procedur rozliczeniowych w firmie. Faktury są natychmiast przekazywane każdemu abonentowi i nie ma możliwości zagubienia ich podczas transportu. Jednocześnie zmniejszają się koszty związane z drukowaniem, kopertowaniem i wysyłaniem faktur papierowych.

Utilities

Systems SOE doskonale sprawdzi się w firmach z sektora utilities, ponieważ zapewnia szybkie i pewne dystrybuowanie dokumentów księgowych do odbiorców usług, dzięki temu faktura za gaz lub prąd natychmiast dociera do klienta. Warto zauważyć, że przy e-fakturach nie ma potrzeby wysyłania duplikatów dokumentów, ponieważ klient ma do nich stały dostęp. Ponadto można dołączać do nich inne ważne informacje.

 

E-faktura w polskim prawie

W ostatnim czasie w Europie, a w szczególności w Polsce, można zaobserwować wiele zmian, które sugerują, iż jesteśmy świadkami przełomu na rynku elektronicznych dokumentów. Wprowadzone zmiany przepisów jak również utworzenie Ministerstwa Cyfryzacji mogą oznaczać, iż nastąpi dynamiczna informatyzacja społeczeństwa.

Jednym z istotniejszych dokumentów w obrocie gospodarczym jest faktura. Aparat skarbowy Państwa polskiego nie tylko zezwala, ale również promuje wdrażanie rozwiązań fakturowania elektronicznego. Zgodnie ze światowymi trendami odchodzenie
od tradycyjnego obiegu dokumentów, opartego o medium papierowe, w Polsce obowiązują zliberalizowane zasady precyzujące sposoby działania w zakresie dokumentu elektronicznego.

Szczegółowe regulacje w kwestii wystawiania i przechowywania e-Faktur prawodawca określił w rozporządzeniu Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.
w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Wspomniana regulacja prawna definiuje czym jest faktura elektroniczna (e-Faktura),
jakie są zasady jej przechowywania i udostępniania organom fiskalnym Państwa.
Zgodnie z wytycznymi rozporządzenia faktury mogą być od 1 stycznia 2011 przesyłane oraz udostępniane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści.

Uwaga! System Obsługi e-Faktur oferowany przez Asseco Data Systems S.A. jest realizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zamów pewne i bezpieczne rozwiązanie, spełniające wszystkie wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów oraz przepisach prawa podatkowego. Pamiętaj optymalizacja procesów fakturowania wpłynie na poprawę konkurencyjności Twojej Organizacji!

 

Wykaz aktów prawnych:

  • USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 5 kwietnia 2004 r.)
  • USTAWA z dnia 16 grudnia 2004 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników1) (Dz. U. z dnia 25 stycznia 2005 r.)
  • USTAWA z dnia 21 kwietnia 2005 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz o zmianie niektórych innych ustaw) (Dz. U. z dnia 23 maja 2005 r.)
  • USTAWA z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity) z późniejszymi zmianami
TECHNOLOGIA

System Obsługi e-Faktur (SOE) działa pod najpopularniejszymi przeglądarkami:

  • Internet Explorer wer.8.x i wyższe,
  • Firefox wer.5.x i wyższe,
  • Opera wer.12 i wyższe,
  • Safari wer.5.x i wyższe,
  • Google Chrome (wszystkie wersje).
DANE KONTAKTOWE
FAQ SYSTEMU OBSŁUGI e-FAKTUR

Specjalnie dla Państwa przygotowaliśmy zbiór najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi związanych z przechowywaniem i udostępnianiem faktur w wersji elektronicznej.

KORZYŚCI

Innowacyjność i ekologia w jednym

Dzięki SOE firmy mogą swoim klientom zaproponować nowoczesny sposób na obsługę e-faktur oraz pozycjonować swój wizerunek jako organizacji dbającej o aspekty ekologiczne (CSR).

Redukcja kosztów

Dzięki SOE wystawienie i przesłanie faktury elektronicznej jest tańsze niż w przypadku papierowego dokumentu.

Wzrost efektywności

Dzięki przyspieszeniu i automatyzacji procesu, wzrasta efektywność i płynność procedur rozliczeniowych w firmie.

Dostęp on-line

Odbiorca faktury elektronicznej może korzystać z łatwego i szybkiego dostępu do faktur – wystarczy wejść do stworzonej w tym celu zakładki na stronie www firmy lub do dedykowanego portalu, dostarczonego przez Asseco Data Systems S.A.

Gwarancja doręczenia dokumentu

Dzięki SOE odbiorca ma całodobowy dostęp do faktur, nie ma możliwości zagubienia listu podczas transportu.

Szybsze płatności

Dzięki SOE przygotowanie, akceptacja, wystawienie oraz dostarczenie faktury elektronicznej zajmuje znacznie mniej czasu.

MULTIMEDIA

Szanowna Użytkowniczko/Szanowny Użytkowniku

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r (zwanego dalej „Rozporządzenie”) informuję, iż:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Asseco Data Systems S.A. z siedzibą w Gdyni, ul. Podolska 21, 81-321 Gdynia;
  2. Kontakt do Inspektora ochrony danych w Asseco Data Systems S.A. można uzyskać pod adresem e – mail: IOD@assecods.pl, tel.+48 42 675 63 60.
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
    • przygotowania odpowiedzi na zapytanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia.
    • przesyłania informacji marketingowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej i programów automatyzujących na podstawie ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i w zw. z art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. prawa telekomunikacyjnego (zgoda alternatywna) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia.
  4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do przygotowania i przedstawienia odpowiedzi na zapytanie oraz do czasu cofnięcia przez Panią/Pana wyrażonej zgody na otrzymywanie informacji marketingowych.
  5. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia/zapomnienia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Realizację wszystkich powyższych praw można zrealizować poprzez wniosek złożony na stronie https://www.daneosobowe.assecods.pl
  6. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Regulatora, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy Rozporządzenia.
  7. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest niezbędne do realizacji wniosku z zapytaniem. Jest Pan/Pani zobowiązana do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uzyskania odpowiedzi na wysłane zapytanie.
  8. Pani/Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach przetwarzania danych osobowych podanych przy utworzeniu Konta i uzupełnianiu danych w nim zawartych oraz danych dotyczących aktywności w Serwisach (zgodnie z Polityką prywatności serwisu internetowego Asseco Data Systems S.A. Polityka prywatności)
    i aktywności związanej z naszą komunikacją mailową z Panią/Panem, a efektem takiego przetwarzania będzie dopasowanie informacji marketingowych dotyczących naszych produktów i usług, które mogą Panią/Pana zainteresować.

POLITYKA PRYWATNOŚCI