Santander Leasing

BioPodpis. Naturalnie, że podpisane!

Wdrożenie podpisu biometrycznego w Santander Leasing. Case Study

Klient

Santander Leasing - doświadczony dostawca finansowania biznesu

Santander Leasing to firma z ponad 20-letnim doświadczeniem, wiodąca spółka leasingowa w finansowaniu pojazdów, maszyn i urządzeń. Oferuje usługi klientom z sektora małych i średnich firm oraz klientom korporacyjnym. Zatrudnia 700 pracowników, a wartość sfinansowanych środków trwałych przekracza 11 mld zł. Wraz z powiązaną spółką Santander F24 rozwija także produkty dla klientów indywidualnych. Liczba klientów Santander Leasing sięga już ponad 70 tys., a spółka co roku podpisuje ponad 40 000 umów oraz pożyczek leasingowych.

Wyzwanie

Paperless z podpisem biometrycznym

Santander Leasing, w trosce o środowisko naturalne, postanowił zrezygnować z umów papierowych i wprowadzić tylko wersje elektroniczne, uprościć ich zawieranie i zwiększyć wygodę klientów, a jednocześnie przyspieszyć o ponad połowę średni czas ich obsługi. Ponadto zwiększyć bezpieczeństwo procesu zawarcia umowy i danych klienta przy jednoczesnym zachowaniu „ceremoniału” składania podpisu pod dokumentem. Cyfrowe i jednocześnie klasyczne rozwiązanie miało podkreślać innowacyjność spółki i pozycjonować ją jako pioniera polskiego rynku leasingu. Digitalizacja miała ograniczyć koszty papieru, drukarek, przesyłek i archiwizacji.

Cyfryzacja umów leasingowych oznaczała głębokie zmiany w procesach obiegu dokumentów. Od ich przygotowania i udostępniania klientom po wysyłkę i archiwizację. Zmiany wymagał także proces kontroli i uruchamiania umów.

Rozwiązanie

Do realizacji zadania wybrano propozycję Asseco Data Systems, wykorzystującą kwalifikowane usługi zaufania Certum – elektroniczną pieczęć i znacznik czasu, podpis biometryczny oparty na rozwiązaniu signaturiX firmy Xtension. Projekt został zrealizowany w trzech głównych fazach.

Pierwsza – koncepcyjna objęła analizę kwestii prawnych, compliance oraz technologicznych. Należało zweryfikować jakość i bezpieczeństwo planowanego rozwiązania i potrzebnych narzędzi. Druga faza – produkcyjna to zmiany w systemach informatycznych spółki. Zreorganizowano proces obiegu dokumentów w centrali oraz wprowadzono nowy sposób generowania dokumentów. Trzecia faza miała charakter testowy i wdrożeniowy. Weryfikowano wprowadzone zmiany i ich zrozumienie przez personel, przygotowano materiały szkoleniowe dla klientów i sieci sprzedaży oraz wyposażono sieć sprzedaży w odpowiednie systemy informatyczne, komputery oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.

Po akceptacji warunków leasingowych klient otrzymuje do zatwierdzenia i podpisania dokumenty w wersji cyfrowej w formie plików PDF. Wdrożone rozwiązanie umożliwia mu złożenie biometrycznego podpisu, czyli utrwalonego w technologii elektronicznej odręcznego znaku graficznego rysikiem na ekranie komputera. Podczas składania podpisu rejestrowane są jego cechy biometryczne, takie jak nacisk czy szybkość co gwarantuje bezpieczeństwo i wiarygodność podpisu. Następnie dokumenty podpisuje przedstawiciel spółki swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a klient otrzymuje podpisaną umowę i dokumenty e-mailem oraz ma do niej dostęp na platformie e-BOK24.

Rynkową przewagą wdrożonego dla Santander Leasing rozwiązania jest integracja z kwalifikowanymi usługami zaufania Asseco zgodnymi z rozporządzeniem eIDAS: kwalifikowaną pieczęcią oraz kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu, w celu zabezpieczenia autentyczności pochodzenia oraz integralności podpisu biometrycznego, jak i czasu jego złożenia.

Z chwilą złożenia podpisu biometrycznego, dokument zostaje “zamknięty”, bez możliwości zmiany jego treści lub użycia danych biometrycznych zawartych w złożonym podpisie. Dane biometryczne umożliwiające analizę grafologiczną podpisu będą zawsze bezpieczne, a dostęp do nich będzie miał wyłącznie biegły sądowy upoważniony przez sąd lub inną instytucję.

Nowe rozwiązanie o nazwie BioPodpis zostało oficjalnie udostępnione klientom w lutym 2022 roku. Po pierwszych miesiącach od wdrożenia już prawie 35% umów było zawieranych za pomocą nowego sposobu podpisu. Wybrani doradcy podpisują już nawet ponad 80% umów w tej formie.

Kluczowe korzyści

  • Przyspieszenie procesu zawarcia umowy i jej realizacji 
  • Zmniejszenie kosztów związanych z corocznym wydrukiem ponad 40 000 umów oraz kosztów ich archiwizacji 
  • Ochrona środowiska dzięki eliminacji zużycia ponad pół miliona kartek (ocalenie co najmniej 50 drzew rocznie) 
  • Wzrost bezpieczeństwa dokumentacji leasingowej 

Projekt w liczbach

  • 11 miesięcy trwał projekt
  • ~450 liczba użytkowników systemu
  • ~30 pracowników Santander Leasing zaangażowanych w projekt
  • 3 główne fazy wdrożenia
"Rozpoczęliśmy pionierski oraz innowacyjny projekt, który musiał jednocześnie być w zgodzie z bardzo wymagającymi przepisami prawa dotyczącymi leasingu. Była to zatem praca twórcza, a nie odtwórcza inspirowana innymi wdrożeniami. Mogliśmy na rynku obserwować podobne projekty, ale nie były one tak kompleksowe i przekrojowe jak nasz. Konieczne było połączenie kwestii prawnych, procesowych, technologicznych w nowym środowisku biznesowym. Skalę przedsięwzięcia można mierzyć liczbą użytkowników lub wręcz wartością - idącą w miliardy złotych - zawieranych w ten sposób umów”. Chciałbym podkreślić, że wszystkie strony projektu wykazały determinację w osiągnięciu jasno sprecyzowanego celu. Wprowadzamy biopodpis, aby jeszcze bardziej uprościć sposób zawierania umów. Zrealizowane wdrożenie w naturalny sposób przekłada się na działania w zakresie paperless. Corocznie w ramach operacji leasingowych generujemy ponad 40 000 umów, co w konsekwencji powoduje zużycie ponad pół miliona kartek. By wyprodukować taką ilość papieru, potrzeba co najmniej 50 drzew. Jako spółka też mamy z tego sporo korzyści, rozwiązanie to zwiększa naszą efektywność, obniża koszty, wpływa pozytywnie na nasz wizerunek; to wszystko zwiększa naszą konkurencyjność”.

Mariusz Włodarczyk, Dyrektor Zarządzający Santander Leasing

„Kluczowym wyzwaniem w projekcie był brak przepisów prawnych wprost określających kwestie biopodpisu. Konieczne było więc wypracowanie stanowiska prawnego w stosunku do biopodpisu . W projekcie potwierdzono, że na gruncie obowiązujących przepisów, podpis w postaci odręcznego znaku graficznego, wykonanego i utrwalonego w technologii elektronicznej, jest podpisem własnoręcznym w rozumieniu prawnym. Biopodpis spełnia wszystkie funkcje podpisu, które w doktrynie prawnej są uznawane za wystarczające, aby wykonany odręcznie znak graficzny stanowił podpis i wraz z powiązaną z nim treścią stanowił dokument spełniający wymagania formy pisemnej w rozumieniu kodeksu cywilnego”.

Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych Asseco Data Systems.