Jak Wrocław usprawnił obsługę rekrutacji do szkół dzięki AI

‍

Gmina Miejska Wrocław jest największą jednostką administracji publicznej w województwie dolnośląskim, odpowiada m.in. za edukację, na którą z budżetu miasta w 2025 r. przeznaczy ok. 3 mld zł, co stanowi ponad 1/3 budżetu całego miasta. Miejskie przedszkola i szkoły to ponad 93 tysięcy dzieci i uczniów. Dodając do tego ok. 11 tys. nauczycieli oraz ok. 5 tys. pracowników administracji i obsługi, otrzymamy pełen obraz rozmiaru wrocławskiej edukacji. Za organizację edukacji w mieście odpowiada Departament Edukacji.

‍

Cyfryzacja wsparcia rekrutacyjnego i usprawnienie komunikacji z mieszkańcami

Gmina Miejska Wrocław stanęła przed koniecznością usprawnienia systemu wsparcia dla rodziców i opiekunów składających wnioski o przyjęcie dzieci do przedszkoli i szkół. Dotychczasowa forma kontaktu – oparta głównie na komunikacji telefonicznej i mailowej – powodowała znaczne obciążenie pracowników urzędu oraz ograniczała skuteczność i szybkość reakcji na zapytania.

W corocznych ankietach, zbieranych przez Gminę od rodziców i opiekunów prawnych, regularnie pojawiały się sygnały wskazujące na potrzebę całodobowego wsparcia, niezależnie od godzin pracy urzędu. Wskazywało to na rosnące oczekiwania mieszkańców wobec dostępności usług publicznych oraz potrzebę wdrożenia bardziej nowoczesnego, elastycznego i efektywnego systemu obsługi.

‍

System rekrutacyjny oparty na AI wspierający urząd i mieszkańców Wrocławia

W odpowiedzi na potrzeby mieszkańców Gmina Miejska Wrocław zdecydowała się na wdrożenie nowoczesnego systemu wsparcia rekrutacji opartego na technologii AI. Realizację projektu powierzono firmie Asseco Data Systems – wieloletniemu partnerowi miasta, który dostarczał już wcześniej sprawdzone systemy rekrutacyjne i cieszył się dużym zaufaniem ze strony urzędu. Celem wdrożenia było zapewnienie kompleksowego wsparcia technicznego i merytorycznego dla rodziców oraz usprawnienie całego procesu obsługi zgłoszeń.

Asseco zaprojektowało i wdrożyło innowacyjne rozwiązanie umożliwiające rodzicom i opiekunom łatwiejsze wypełnianie wniosków rekrutacyjnych oraz uzyskiwanie wsparcia w sposób bardziej przystępny i efektywny. Dzięki zastosowaniu automatyzacji oraz sztucznej inteligencji możliwe stało się udzielanie pomocy przez całą dobę, co znacząco poprawiło dostępność usług.

Centralnym elementem rozwiązania był zaawansowany chatbot zintegrowany z dokumentami w formatach PDF i TXT, który dzięki przyporządkowaniu treści do konkretnych modułów i zagadnień tematycznych, potrafił precyzyjnie odpowiadać na zapytania użytkowników. System oparto na nowoczesnych modelach AI, takich jak text-embedding-ada-002, który analizował kontekst zapytania, oraz chat GPT, który generował odpowiedzi dostosowane do potrzeb użytkowników. Ważnym elementem rozwiązania była pełna kontrola nad parametrami modelu – możliwe było edytowanie promptu oraz regulowanie temperatury modelu, co pozwalało na dopasowanie stylu i dokładności odpowiedzi do konkretnej sytuacji.

Dodatkowo, system został wyposażony w konfigurowalne klucze API, które początkowo były zarządzane przez Asseco, ale z czasem mogły być przekazane klientowi, co dawało Gminie Wrocław większą autonomię w administrowaniu rozwiązaniem.

Po wdrożeniu rozwiązania zaobserwowano znaczące usprawnienie obsługi rodziców – odpowiedzi na pytania udzielane są szybciej i precyzyjniej, a możliwość skorzystania z pomocy o dowolnej porze dnia i nocy zwiększyła dostępność wsparcia niezależnie od godzin pracy urzędu. Dodatkowo, dzięki nowemu systemowi zauważalnie zmniejszyła się liczba zapytań obsługiwanych telefonicznie i mailowo, co odciążyło pracowników administracyjnych i pozwoliło skupić się na bardziej złożonych zadaniach.

Usprawnienie procesu rekrutacji i zwiększenie satysfakcji użytkowników

Korzyści dla Urzędu:

• Odciążenie pracowników administracyjnych – mniej zapytań telefonicznych i mailowych pozwoliło skupić się na kluczowych zadaniach (trzykrotny spadek zapytań do wsparcia technicznego)
• Optymalizacja rekrutacji – automatyzacja zwiększyła efektywność i usprawniła obsługę zgłoszeń.
• Całodobowa dostępność usług – system 24/7 zapewnił wsparcie bez ograniczeń czasowych.
• Większa kontrola nad systemem – możliwość samodzielnego zarządzania technologią zwiększyła autonomię urzędu.
• Wzmocnienie wizerunku Urzędu – nowoczesne rozwiązania IT podkreśliły profesjonalizm i otwartość na innowacje.

Korzyści dla rodziców:

• Dostępność 24/7 – chatbot zapewnił wsparcie o każdej porze, zwiększając komfort i dostępność usługi.
• Szybkie i trafne odpowiedzi – sztuczna inteligencja skróciła czas oczekiwania i poprawiła jakość informacji.
• Intuicyjne wypełnianie wniosków – system prowadził użytkownika krok po kroku, redukując błędy.
• Wygodny kontakt online – pomoc była dostępna bez potrzeby telefonów i e-maili, również poza godzinami pracy.
• Lepsze doświadczenie użytkownika – nowoczesny interfejs zwiększył wygodę i zaufanie do systemu rekrutacyjnego.

‍

‍