2021 rok pod znakiem paperless
i cyfrowej komunikacji z klientem

2021 rok pod znakiem paperless
i cyfrowej komunikacji z klientem

W 2020 roku cyfryzacja była odmieniana przez wszystkie przypadki. Wiele organizacji właśnie w tym okresie zdecydowało się na nowe systemy, procesy czy też zmiany w dotychczasowym prowadzeniu firmy, które umożliwiały im nieprzerwane działanie, a do tej pory były odkładane na później. Jednym z elementów digitalizacji jest paperless, czyli odchodzenie od dokumentów papierowych na rzecz ich elektronicznych odpowiedników. Faktury, umowy, wyciągi oraz inne dokumenty, które firmy codziennie wymieniają ze swoimi klientami to tony papieru, którego wykorzystanie można znacząco ograniczyć z korzyścią dla obu stron. Oto trendy, które zdaniem Piotra Mazura, Dyrektora Pionu Komunikacji Masowej w Asseco, wpłyną w 2021 roku na cyfrową komunikację z klientem.

Outsourcing usług

W krótkiej perspektywie czasu outsourcing wykorzystywany jest w celu redukcji kosztów oraz poprawy jakości i zwiększenia bezpieczeństwa świadczonych usług. W dłuższej natomiast stanowi środek, który powinien mieć dla organizacji znaczenie fundamentalne, jako element potrzebny w planowaniu rozwoju, dalszej działalności firmy i przynoszący długofalowe korzyści.

Głównym celem korzystania z outsourcingu usług jest element finansowy, czyli redukcja kosztów prowadzenia działalności. Obecnie widać trend pokazujący, że outsourcing jest jednym z kluczowych elementów pozwalających na optymalizację kosztów. W kontekście biznesowym coraz większe znaczenie dla klientów ma jakość współpracy i realizacja usług, a także uproszczenie procesów, a nie wyłącznie aspekt cenowy. Widać wyraźnie, że klienci skupiają się przede wszystkim na uzyskaniu wysokiej jakości realizowanych usług, w celu zapewnienia najwyższego zadowolenia odbiorców końcowych. Bardzo ważne staje się to, aby dostawca był partnerem, który doskonale rozumie procesy  realizowane po stronie klienta oraz aby był godnym zaufania kontrahentem.

Według danych rynek outsourcingu ciągle rośnie. Relacje klient-dostawca są coraz trwalsze  oraz oparte na zaufaniu w wyniku czego występuje tendencja do przenoszenia części procesów wewnętrznych do realizacji „na zewnątrz”. W 2021 coraz częściej będą zlecane kluczowe operacje biznesowe, a nie tak jak dotychczas głównie dodatkowe. Rok 2020 to zdecydowanie okres zwiększonego zainteresowania ze strony klientów outsourcingiem wybranych usług, na co niemały wpływ miała pandemia, która wymusiła weryfikację wszystkich procesów w kontekście zapewnienia ciągłości działania, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu realizacji. Zgodnie z przewidywaniami w roku 2021 nastąpi kontynuacja tego trendu, przede wszystkim dlatego, że projekty związane z optymalizacją procesów są realizowane zazwyczaj w dłuższej perspektywie.

Cyfryzacja państwa

Nowoczesne technologie cyfrowe mają bardzo duży wpływ na konkurencyjność i innowacyjność gospodarki. Wykorzystanie cyfryzacji w sferze życia publicznego jest wskaźnikiem poziomu rozwoju społeczno-gospodarczego państw. Realizowany w Polsce program „Od papierowej do cyfrowej Polski” prowadzony przez Ministerstwa: Rozwoju, Cyfryzacji, Finansów, Infrastruktury oraz Edukacji Narodowej zmierza do digitalizacji gospodarki i rozwoju e-państwa. Zwiększony udział produktów i usług w cyfrowym państwie to konieczność dostosowania systemów i usług po stronie podmiotów gospodarczych m.in. w zakresie komunikacji z klientami oraz dystrybucji  informacji. Dobrym przykładem są wdrażane rozwiązania w ramach programu e-Faktura oraz e-Paragon, które prowadzą do działań zmierzających do cyfryzacji obiegu i dystrybucji dokumentów.

Wdrożenie usługi i produktów cyfrowych bardzo często wymaga podstawowych zmian w organizacji pracy firmy. Jest to proces, który jednocześnie dotyczy inwestycji w kapitał ludzki, jak i w technologię. Zainteresowanie systemami dającymi możliwości elektronicznej komunikacji z klientami rośnie z roku na rok. W prognozach na 2021 wyraźnie daje się zauważyć dużo wyższe zainteresowanie usługami związanymi z przejściem z tradycyjnego, papierowego modelu dystrybucji faktur do modelu e-faktury. Przewidujemy, że dostosowanie systemów po stronie wystawców faktur w niektórych przypadkach może wymusić zastosowanie dedykowanych narzędzi i systemów do w pełni efektywnej realizacji tych zadań.

Rosnąca rola paperless

Świat cyfrowy ewoluuje, a najnowsze technologie stają się bardziej dostępne. Prowadzenie biznesu bez papieru staje się coraz łatwiejsze. Wraz z pojawieniem się wszechobecnego przetwarzania danych i  dokumentów elektronicznych, rezygnacja z papieru wydaje się nieunikniona. Istnieje wiele ważnych powodów, dla których warto podążać w kierunku uruchamiania projektów paperless, w celu zwiększenia poziomu dostępności informacji.

Obecnie otrzymanie wiadomości e-mail lub uzyskanie dostępu do dokumentów elektronicznych w trybie online zajmuje tylko kilka sekund. Oferując znacznie szybszy i łatwiejszy dostęp do informacji, technologia cyfrowa pomaga również zautomatyzować  realizowane zadania  oraz znacznie zmniejszyć zależność od dotychczasowych metod działania. W roku 2020 praca zdalna stała się niemal standardem w realizacji obowiązków służbowych i bez wątpienia dni oczekiwania w biurze na kuriera z przesyłką zawierającą ważną umowę zawartą z klientem powoli odchodzą w niepamięć.

Coraz częściej klienci korzystają z łatwo dostępnych, bezpiecznych i co najważniejsze zgodnych z prawem form przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Usługi archiwum elektronicznego czy też elektronicznego nośnika trwałego to jeden z głównych trendów w planowaniu rozwoju biznesów naszych klientów w 2021 roku.

Kolejnym argumentem przemawiającym za paperless jest fakt związany z kosztem obsługi i archiwizacji dokumentów papierowych. Wysokie wydatki na wydruk oraz usługi pocztowe to jedne z głównych motywatorów do przejścia z tradycyjnego, papierowego modelu dystrybucji korespondencji na elektroniczny. Przy wykorzystaniu usług wyspecjalizowanych firm, przejście procesu zmiany korespondencji papierowej w elektroniczną jest szybkie i przyjazne dla biznesu.

Postępowanie cyfryzacji procesów w firmach – wyzwania i zagrożenia

Digitalizacja to obecnie jeden z głównych wyznaczników innowacyjności. W 2021 roku w procesie cyfrowej transformacji biznesu nadal najważniejszą przesłanką będzie automatyzacja coraz większej liczby procesów w firmach. Niezależnie od tego, o jakich elementach tego procesu mówimy,  jednym z czynników, który będzie wpływał na dynamiczny rozwój trendu,  są rozwiązania oferowane przez wykwalifikowanych dostawców, które w dużym stopniu pozwalają zaoszczędzić czas i nakłady pracy.

Główną wartością dodaną wspomnianych rozwiązań jest elastyczność, szczególnie przydatna wtedy, gdy w krótkim okresie zmienia się skala prowadzonego biznesu, lub kiedy konieczne jest zachowanie większej kontroli nad budżetem. Wsparcie i doświadczenie dostawcy pozwala również zapewnić niezawodność infrastruktury informatycznej oraz jej większą wydajność. Wykorzystanie sprawdzonych rozwiązań z zakresu obiegu dokumentów elektronicznych jest jednym z dominujących zagadnień w rozmowach o planowanych wdrożeniach w roku 2021, których realizacja bez wątpienia będzie miała znaczący wpływ na przyspieszenie procesów cyfryzacji w skali globalnej.