Wsparcie rekrutacji we wrocławskich przedszkolach i szkołach dzięki wdrożeniu Kompleksowego Systemu Rekrutacji Asseco
Wdrożenie Kompleksowego Systemu Rekrutacji przez Urząd Miejski Wrocławia (UMW)
Wrocław – pionierem rozwiązań technologicznych w obszarze edukacji
Urząd Miejski Wrocławia (UMW) jest największą jednostką administracji publicznej w województwie dolnośląskim, odpowiada m.in. za edukację, na którą z budżetu miasta przeznacza ok. 1,3 mld zł rocznie, co stanowi ponad ¼ budżetu całego miasta. Wrocławskie przedszkola i szkoły to ponad 78 tysięcy dzieci i uczniów. Dodając do tego ok. 10 tys.nauczycieli oraz 4 tys. pracowników administracji i obsługi, otrzymamy pełen obraz rozmiaru wrocławskiej edukacji. Za organizację nauki w mieście odpowiada Departament Edukacji.
Elektroniczna rekrutacja do wrocławskich przedszkoli i szkół
Urząd Miejski Wrocław inwestuje w rozwój nowoczesnej infrastruktury oraz technologii, dzięki którym podnosi się jakość życia mieszkańców. Zrównoważony i zintegrowany rozwój nie jest możliwy bez inwestycji w edukację, dlatego też Miasto szukało rozwiązania, które wspierałoby procesy rekrutacyjne do przedszkoli i szkół, tak aby przebiegały one sprawnie i bez konieczności wychodzenia z domu. Do realizacji tego projektu Miasto wybrało firmę Asseco, które dostarcza produkty, usługi i rozwiązania informatyczne bazujące na oprogramowaniu własnym dla przedsiębiorstw oraz administracji samorządowej. Asseco dysponuje unikatową w sektorze informatycznym wiedzą ekspercką oraz ponad 30-letnim doświadczeniem blisko tysiąca ekspertów i specjalistów IT, co pozwala być wiarygodnym partnerem w tworzeniu, rozwijaniu i utrzymaniu systemów informatycznych oraz specjalistycznych usług.
Rozwiązanie
Wdrożenie Kompleksowego Systemu Rekrutacji
Celem projektu było zapewnienie realizacji przebiegu rekrutacji do przedszkoli, oddziałów przedszkolnych, szkół podstawowych oraz ponadpodstawowych całkowicie online. Projekt objął ponad 300 placówek oświatowych oraz około 40 000 chętnych kandydatów aplikujących do wrocławskich placówek edukacyjnych.
Wdrożenie Kompleksowego Systemu Rekrutacji (KSR) pozwoliło na identyfikację danych rodzica za pomocą Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej oraz umożliwiło wysyłkę wszystkich dokumentów rekrutacyjnych w formie elektronicznej. Placówkom edukacyjnym projekt zapewnił pełną obsługę weryfikacji wniosków i dokumentów rekrutacyjnych wraz z wszystkimi narzędziami umożliwiającymi automatyczny przydział kandydatów, generowanie dokumentacji rekrutacyjnej zgodnej z przepisami prawa oświatowego oraz możliwość komunikacji elektronicznej z rodzicami zapisującymi dzieci do przedszkoli i szkół. Departament Edukacji jako organ prowadzący otrzymał narzędzia do nadzorowania przebiegu rekrutacji, automatycznego wskazywania miejsca dla kandydatów nigdzie nieprzyjętych oraz możliwość komunikacji z użytkownikami placówek oświatowych.
Projekt rozpoczął się od określenia potrzeb Klienta i ustalenia konfiguracji systemu, zgodnej z obowiązującymi kryteriami i zasadami rekrutacji. Asseco wraz z Departamentem Edukacji było odpowiedzialne za przygotowanie modułów rekrutacyjnych udostępnionych w części publicznej dla rodziców oraz w części wewnętrznej dla placówek oświatowych.
Ważną częścią projektu była integracja usługi elektronicznych rekrutacji z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej. Wymagało to koordynacji prac zespołu Asseco z Centralnym Ośrodkiem Informatyki obsługującym Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej.
Wdrożenie było realizowane przez zespół Asseco, który posiada szerokie doświadczenie oraz kompetencje w obszarze rozwiązań dla jednostek samorządu terytorialnego. Dzięki temu Departament Edukacji, odpowiedzialny za wdrożenie po stronie Urzędu Miejskiego Wrocławia, mógł liczyć na pełne wsparcie na każdym etapie projektu.
Kluczowe korzyści
Dostępność usług, oszczędności i bezpieczeństwo
· Wygodne narzędzie online do rekrutacji na wszystkich poziomach edukacji.
· Spójne zasady rekrutacji i ujednolicenie całego procesu przebiegu naborów.
· Oszczędność czasu zarówno użytkowników placówek, jaki i rodziców.
· Wyeliminowanie zjawiska blokowania miejsc w placówkach oświatowych.
· Bezpieczeństwo danych, dzięki rozwiązaniom identyfikacji użytkowników.
· Elektroniczna archiwizacja składanych wniosków wraz z załącznikami.
· Redukcja kosztów drukowania dokumentów zgodnie z zasadą paperless.
· Pozytywny odbiór społeczny, dzięki: skróceniu czasu podejmowania decyzji, zwiększeniu dostępności usług, przejrzystości działania organu nadzorującego.
Kamienie milowe
- Tworzenie wariantów oferty w zależności od typu placówki.
- Rejestracja karty kwalifikacyjnej do zapisu na akcję lato/zima w mieście.
- Weryfikacja kart kwalifikacyjnych przez koordynatorów akcji w szkole/placówce.
- Weryfikacja liczby miejsc przez koordynatorów miejskich na podstawie raportów.
- Kwalifikacja dzieci z orzeczeniem w szkołach specjalnych.
- Automatyczny przydział kandydatów na podstawie przyjętych kryteriów oraz zasad.
- Publikowanie listy dzieci zakwalifikowanych na akcję.
- Pobieranie z systemu kart kwalifikacyjnych oraz potwierdzenie opłat.
- Publikowanie listy przyjętych dzieci na akcję lato/zima w mieście.
- Rekrutacja na wolne miejsca w trakcie trwania akcji lato/zima.
- Obsługa bieżącej pracy w systemie po rozpoczęciu akcji, np. sprawdzanie frekwencji, itp.
- Przygotowywanie sprawozdań po zakończeniu akcji przez koordynatorów szkół/placówek.
Projekt w liczbach
- 323 placówki edukacyjne obsługiwane w KSR
- 3 881 użytkowników w placówkach oświatowych
- 39 834 zarejestrowanych kandydatów w modułach rekrutacyjnych
W dobie COVID-19 nowe rozwiązania technologiczne, takie jak wykorzystanie narzędzi do pracy zdalnej czy rekrutacja umożliwiająca złożenie wniosku w pełni elektronicznie, optymalizują procesy komunikacji pomiędzy obywatelami a JST. W tym przypadku największą niedogodnością wprowadzonej rekrutacji papierowej była archiwizacja wniosków, ich liczba oraz potrzeba odpowiedniego przechowywania. Dzięki wdrożeniu w pełni elektronicznej rekrutacji placówki mogą archiwizować wnioski wraz z załącznikami i przechowywać je na nośniku zewnętrznym. Dodatkowo placówki oświatowe mają mniej pracy, gdyż nie muszą wydawać haseł dostępowych dla rodziców, aby Ci za ich pomocą mogli wprowadzić wniosek.
Jarosław Delewski, Dyrektor Departamentu Edukacji, Urząd Miejski Wrocławia
Miasto Wrocław stara się być pionierem w dostarczaniu rozwiązań technologicznych, również w obszarze edukacji. Departament Edukacji UMW sukcesywnie modyfikuje system rekrutacji do wrocławskich szkół, aby spełniał on oczekiwania rodziców. Po przeprowadzonych rekrutacjach, co roku rodzice mają możliwość wskazania obszarów systemu, które ich zdaniem działają w sposób zrozumiały oraz tych, w których mają trudności. Wszystko po to, aby mieszkańcy partycypowali w zarządzaniu zmianą systemu rekrutacji oraz projektowaniu UX, co w konsekwencji przekłada się na ich doświadczenia pracy z systemem. Na bieżąco zatem są monitorowane podstawowe wskaźniki, jak np. intuicyjność systemu. Niezaprzeczalnie rośnie także świadomość rodziców na temat procesu rekrutacji z wykorzystaniem systemu czy procedury odwoławczej.
Marcin Miedziński, Zastępca Dyrektora Wydziału Przedszkoli i Szkół Podstawowych, Urząd Miejski Wrocławia
Podstawową korzyścią integracji systemu rekrutacji z Węzłem Krajowym jest wykorzystanie funkcjonalności logowania do systemu za pomocą login.gov.pl. Dla rodziców jest to spore ułatwienie, gdyż posiadając np. profil zaufany rodzic może wykorzystać jeden login i jedno hasło do wielu e-usług w obrębie administracji publicznej. Dla placówek oświatowych to możliwość pewnej identyfikacji osoby, która wprowadziła wniosek.
Stanisław Chodorowski, Koordynator Rekrutacji, Urząd Miejski Wrocławia
Projekt nie był łatwym przedsięwzięciem, gdyż Miasto Wrocław jest nie tylko pionierem we wprowadzaniu nowych rozwiązań technologicznych, które w bardzo konkretny sposób formułuje swoje potrzeby i cele, ale i również bardzo wymagającym partnerem biznesowym. Jesteśmy zadowoleni, że nasze rozwiązania pozwoliły Miastu zarówno ułatwić życie mieszkańców Wrocławia, jak i istotnie ograniczyć koszty prowadzenia procesów rekrutacji dzieci i młodzieży do szkół. Mieszkańcy mogą uczestniczyć w ujednoliconych i przejrzystych procesach rekrutacji bez wychodzenia z domu, nie tracą czasu na przejazdy do placówek oraz oczekiwanie na obsługę. Cała komunikacja pomiędzy rodzicami a przedstawicielami placówek edukacyjnych przebiega w formie elektronicznej. Co więcej, wprowadzenie tych ułatwień istotnie przełożyło się na ograniczenie kosztów działalności Miasta w tym zakresie. Wiele czynności wcześniej wykonywanych przez urzędników zostało zautomatyzowanych. Realizacja procesów rekrutacji wymaga od pracowników mniejszego nakładu pracy. Oszczędności generowane są również dzięki mniejszemu zużyciu papieru. Cieszymy się, że mieliśmy szanse współpracować z Miastem w projekcie, który potwierdza, że sprawniejsza administracja publiczna nie zawsze wiąże się z dużymi wydatkami. Przeciwnie, może prowadzić do ograniczenia kosztów, które są finansowane z podatków mieszkańców.
Mariusz Lala, Dyrektor Zarządzający Pionu Rozwiązań dla Biznesu i Edukacji, Asseco Data Systems
Projekt wdrożenia elektronicznych rekrutacji Asseco Data Systems na wszystkich poziomach był dla Nas wielkim wyzwaniem ze względu na zakres oraz nowe funkcjonalności, które wdrożyliśmy w modułach rekrutacyjnych m.in. logowanie użytkowników tylko za pomocą węzła krajowego. Wrocław to jedno z pierwszych miast, w którym takie rozwiązanie zostało zastosowane. Dla naszego zespołu to duże wyzwanie i satysfakcja, że możemy przyczynić się do rozwoju społeczeństwa informatycznego i podnosimy jakoś życia mieszkańców.
Magdalena Szewczyk, Kierownik Zespołu Rozwiązań Zarządzania Oświatą, Asseco Data Systems