
Wsparcie rekrutacji we wrocławskich przedszkolach i szkołach
Wdrożenie Kompleksowego Systemu Rekrutacji Asseco przez Urząd Miejski Wrocławia (UMW)
Wrocław – pionierem rozwiązań technologicznych w obszarze edukacji
Urząd Miejski Wrocławia (UMW) jest największą jednostką administracji publicznej w województwie dolnośląskim, odpowiada m.in. za edukację, na którą z budżetu miasta przeznacza ok. 1,3 mld zł rocznie, co stanowi ponad ¼ budżetu całego miasta. Wrocławskie przedszkola i szkoły to ponad 78 tysięcy dzieci i uczniów. Dodając do tego ok. 10 tys.nauczycieli oraz 4 tys. pracowników administracji i obsługi, otrzymamy pełen obraz rozmiaru wrocławskiej edukacji. Za organizację nauki w mieście odpowiada Departament Edukacji.

Elektroniczna rekrutacja do wrocławskich przedszkoli i szkół
Urząd Miejski Wrocław inwestuje w rozwój nowoczesnej infrastruktury oraz technologii, dzięki którym podnosi się jakość życia mieszkańców. Zrównoważony i zintegrowany rozwój nie jest możliwy bez inwestycji w edukację, dlatego też Miasto szukało rozwiązania, które wspierałoby procesy rekrutacyjne do przedszkoli i szkół, tak aby przebiegały one sprawnie i bez konieczności wychodzenia z domu. Do realizacji tego projektu Miasto wybrało firmę Asseco, które dostarcza produkty, usługi i rozwiązania informatyczne bazujące na oprogramowaniu własnym dla przedsiębiorstw oraz administracji samorządowej. Asseco dysponuje unikatową w sektorze informatycznym wiedzą ekspercką oraz ponad 30-letnim doświadczeniem blisko tysiąca ekspertów i specjalistów IT, co pozwala być wiarygodnym partnerem w tworzeniu, rozwijaniu i utrzymaniu systemów informatycznych oraz specjalistycznych usług.

Projekt w liczbach
- 323 placówki edukacyjne obsługiwane w KSR
- 3 881 użytkowników w placówkach oświatowych
- 39 834 zarejestrowanych kandydatów w modułach rekrutacyjnych
W dobie COVID-19 nowe rozwiązania technologiczne, takie jak wykorzystanie narzędzi do pracy zdalnej czy rekrutacja umożliwiająca złożenie wniosku w pełni elektronicznie, optymalizują procesy komunikacji pomiędzy obywatelami a JST. W tym przypadku największą niedogodnością wprowadzonej rekrutacji papierowej była archiwizacja wniosków, ich liczba oraz potrzeba odpowiedniego przechowywania. Dzięki wdrożeniu w pełni elektronicznej rekrutacji placówki mogą archiwizować wnioski wraz z załącznikami i przechowywać je na nośniku zewnętrznym. Dodatkowo placówki oświatowe mają mniej pracy, gdyż nie muszą wydawać haseł dostępowych dla rodziców, aby Ci za ich pomocą mogli wprowadzić wniosek.
Jarosław Delewski, Dyrektor Departamentu Edukacji, Urząd Miejski Wrocławia
Miasto Wrocław stara się być pionierem w dostarczaniu rozwiązań technologicznych, również w obszarze edukacji. Departament Edukacji UMW sukcesywnie modyfikuje system rekrutacji do wrocławskich szkół, aby spełniał on oczekiwania rodziców. Po przeprowadzonych rekrutacjach, co roku rodzice mają możliwość wskazania obszarów systemu, które ich zdaniem działają w sposób zrozumiały oraz tych, w których mają trudności. Wszystko po to, aby mieszkańcy partycypowali w zarządzaniu zmianą systemu rekrutacji oraz projektowaniu UX, co w konsekwencji przekłada się na ich doświadczenia pracy z systemem. Na bieżąco zatem są monitorowane podstawowe wskaźniki, jak np. intuicyjność systemu. Niezaprzeczalnie rośnie także świadomość rodziców na temat procesu rekrutacji z wykorzystaniem systemu czy procedury odwoławczej.
Marcin Miedziński, Zastępca Dyrektora Wydziału Przedszkoli i Szkół Podstawowych, Urząd Miejski Wrocławia
Podstawową korzyścią integracji systemu rekrutacji z Węzłem Krajowym jest wykorzystanie funkcjonalności logowania do systemu za pomocą login.gov.pl. Dla rodziców jest to spore ułatwienie, gdyż posiadając np. profil zaufany rodzic może wykorzystać jeden login i jedno hasło do wielu e-usług w obrębie administracji publicznej. Dla placówek oświatowych to możliwość pewnej identyfikacji osoby, która wprowadziła wniosek.
Stanisław Chodorowski, Koordynator Rekrutacji, Urząd Miejski Wrocławia
Projekt nie był łatwym przedsięwzięciem, gdyż Miasto Wrocław jest nie tylko pionierem we wprowadzaniu nowych rozwiązań technologicznych, które w bardzo konkretny sposób formułuje swoje potrzeby i cele, ale i również bardzo wymagającym partnerem biznesowym. Jesteśmy zadowoleni, że nasze rozwiązania pozwoliły Miastu zarówno ułatwić życie mieszkańców Wrocławia, jak i istotnie ograniczyć koszty prowadzenia procesów rekrutacji dzieci i młodzieży do szkół. Mieszkańcy mogą uczestniczyć w ujednoliconych i przejrzystych procesach rekrutacji bez wychodzenia z domu, nie tracą czasu na przejazdy do placówek oraz oczekiwanie na obsługę. Cała komunikacja pomiędzy rodzicami a przedstawicielami placówek edukacyjnych przebiega w formie elektronicznej. Co więcej, wprowadzenie tych ułatwień istotnie przełożyło się na ograniczenie kosztów działalności Miasta w tym zakresie. Wiele czynności wcześniej wykonywanych przez urzędników zostało zautomatyzowanych. Realizacja procesów rekrutacji wymaga od pracowników mniejszego nakładu pracy. Oszczędności generowane są również dzięki mniejszemu zużyciu papieru. Cieszymy się, że mieliśmy szanse współpracować z Miastem w projekcie, który potwierdza, że sprawniejsza administracja publiczna nie zawsze wiąże się z dużymi wydatkami. Przeciwnie, może prowadzić do ograniczenia kosztów, które są finansowane z podatków mieszkańców.
Mariusz Lala, Dyrektor Zarządzający Pionu Rozwiązań dla Biznesu i Edukacji, Asseco Data Systems
Projekt wdrożenia elektronicznych rekrutacji Asseco Data Systems na wszystkich poziomach był dla Nas wielkim wyzwaniem ze względu na zakres oraz nowe funkcjonalności, które wdrożyliśmy w modułach rekrutacyjnych m.in. logowanie użytkowników tylko za pomocą węzła krajowego. Wrocław to jedno z pierwszych miast, w którym takie rozwiązanie zostało zastosowane. Dla naszego zespołu to duże wyzwanie i satysfakcja, że możemy przyczynić się do rozwoju społeczeństwa informatycznego i podnosimy jakoś życia mieszkańców.
Magdalena Szewczyk, Kierownik Zespołu Rozwiązań Zarządzania Oświatą, Asseco Data Systems