System dla przedsiębiorstw komunalnych

O PRODUKCIE

System dla przedsiębiorstw komunalnych (ciepłowniczych i wodociągowych) pozwala na zarządzanie przedsiębiorstwem komunalnym w sposób kompleksowy, gdyż składa się z następujących modułów, które realizują różne zadania wynikające ze specyfiki działania przedsiębiorstwa komunalnego:

  • Kom-Media – Rozliczanie Sprzedaży Wody, Ścieków, Energii cieplnej,
  • Kom-Bok – Biuro Obsługi Klienta, Obieg Dokumentów i Spraw,
  • eBOK – Internetowe Biuro Obsługi Klienta,
  • Kom-Net – Wodomierzownia, Inwestycje i Remonty, Zlecenia, GIS,
  • Kom-Inkaso Pro – Mobilny Inkasent,
  • System ERP – Finanse-Księgowość, Kadry-Płace, Środki Trwałe, Gospodarka Materiałowa i Magazynowa, Sprzedaż i inne.

Wszystkie te moduły łączą się i wymieniają dane z systemem ERP, który oferujemy w dwóch standardach – typowo polskim, opartym o rozwiązanie Impuls oraz międzynarodowym, opartym o rozwiązanie Microsoft Dynamics AX. Dzięki przyjętej strategii, technologii oraz architekturze systemu jest możliwość integracji z dowolnymi innymi systemami ERP (przykładowe dokonane integracje to SAP, Oracle e-Business Suite, i inne).

Zastosowana architektura rozwiązania umożliwia wdrożenia w mniejszych, średnich i dużych firmach oraz predysponuje nas jako partnera dla grup kapitałowych (np. SAUR, Veolia, Tauron czy też EON). Dzięki modułowej budowie systemu, jako jedyni na rynku, nie wymagamy od Klienta wyboru jedynego rozwiązania księgowego, lecz pozwalamy wybrać optymalny dla niego standard lub wręcz pozostać przy obecnie używanym systemie ERP, zmieniając jedynie rozwiązania dla obszaru sprzedażowego i technicznego. Klient może wybrać dowolne rozwiązanie i uzupełnić je o nasze moduły.

Oferowany pakiet oprogramowania to system z jednej strony bardzo nowoczesny, wykonany w oparciu o wiodące technologie takie jak Java, Oracle czy ESRI. Z drugiej strony to system dojrzały, działający u kilkudziesięciu dużych, średnich i mniejszych Klientów w różnym obszarze funkcjonalnym.
Szczególnie podkreślamy, że system tworzony jest i rozwijany przez zespół specjalistów pracujących przy nim często od ponad 25 lat. W ramach zmian konsolidacyjnych, jakie miały miejsce na polskim rynku IT zmieniały się firmy, lecz linia produktowa i ludzie są wciąż ci sami (posiadający doświadczenie w realizacji kilkudziesięciu skomplikowanych wdrożeń i stanowiący na co dzień wsparcie dla grona naszych Klientów).

Moduł Kom-Media to nowoczesny system do prowadzenia sprzedaży billingowej, przygotowania i drukowania umów z odbiorcami, ewidencji danych i parametrów rozliczeniowych. System posiada bogate możliwości w zakresie sprawozdawczości. System umożliwia m.in.:

  • pełny dostęp do przechowywanych danych historycznych,
  • rejestrowanie zależności pomiędzy podmiotami (płatnik-odbiorca-adresat-administrator),
  • zgodność z ustawą o ochronie danych osobowych,
  • szerokie możliwości definiowania i prowadzenia rozliczeń dla dowolnie rozbudowanych układów zawierających,
  • odliczniki i podzielniki dla usług cyklicznych oraz jednorazowych,
  • elastyczność w doborze obiektów do zafakturowania – możliwość dobierania obiektów według szerokiego zakresu kryteriów,
  • możliwość wystawiania wielu faktur dla jednego odbiorcy,
  • definiowanie i różnicowanie wyglądu wydruków faktur w zależności od potrzeb,
  • zaawansowaną obsługę drukarek i kopertownicy, wysyłanie wydruków na zewnątrz,
  • obsługę faktur elektronicznych (wysyłanie do eBok, powiadomienia e-mail, SMS),
  • obsługę wielu cenników i grup taryfowych z zachowaniem historyczności obowiązywania,
  • wystawianie różnego rodzaju faktur korygujących – masowych i dla pojedynczych reklamacji,
  • podłączania do bieżących faktur zaległości, nadpłat, odsetek, not odsetkowych, wezwań do zapłaty, dodatkowych druków,
  • automatyczne rozliczanie różnego rodzaju bonifikat,
  • obsługę indywidualnych rachunków bankowych, poleceń zapłaty oraz ROR,
  • integrację z systemami finansowo-księgowymi,
  • planowanie sprzedaży,
  • historyczne przechowywanie informacji o umowach i aneksach, automatyczne tworzenie treści umów, możliwość skanowania oraz ich obsługę i archiwizację,
  • korzystanie z wielu dedykowanych i definiowalnych statystyk z możliwością ich eksportu do plików o różnych formatach,
  • zarządzanie odczytami (harmonogram odczytów, obsługa tras odczytowych),
  • współpracę z terminalami inkasenckimi i urządzeniami odczytów radiowych.

Internetowe Biuro Obsługi Klienta to moduł (internetowa aplikacja), który pozwala na uruchomienie internetowego kanału komunikacji, co usprawnia proces obsługi klientów. Aplikacja oferuje dwukierunkową komunikację pomiędzy odbiorcą, a przedsiębiorstwem. Udostępnia informację o fakturach i płatnościach, umowach, punktach odbioru i odczytach, sprawach i wnioskach złożonych przez klienta oraz wiele innych. Aplikacja zintegrowana jest z pozostałymi systemami służącymi do obsługi klienta: systemem billingowym Kom-Media, systemem obiegu dokumentów Kom-Bok, systemem finansowo-księgowym. Aplikacja umożliwia m.in.:

  • przegląd rejestru wniosków i prowadzonych spraw,
  • uzyskanie informacji o postępie konkretnej sprawy i realizacji wniosku,
  • przegląd dokumentów związanych z wnioskiem,
  • dołączanie dodatkowych plików załączników, np. dokumenty PDF,
  • przegląd wykazu faktur i płatności, sprawdzania stanu płatności,
  • dostęp do treści faktury (wraz z załącznikiem) w formacie PDF oraz wydrukowanie faktury,
  • dokonywania płatności za faktury poprzez płatności internetowe,
  • dostęp i możliwość weryfikacji przez klienta danych teleadresowych,
  • dostęp do rejestru umów i aneksów,
  • dostęp do treści umów, aneksów, załączników z możliwością wydruku,
  • dostęp do rejestru obiektów na umowie,
  • szczegółowe informacje o wielkościach związanych z obiektami, np. o mocach zamówionych, ryczałtach,
  • dostęp do wykazu liczników zainstalowanych na obiekcie,
  • dostęp do rejestru odczytów,
  • dostęp do danych 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.

Kom-Bok to specjalistyczny moduł wspomagający obieg informacji i dokumentów, który umożliwia stałe monitorowanie poziomu jakości świadczonych usług. Dzięki różnym funkcjonalnościom umożliwia prowadzenie kartoteki kontrahentów, obsługę dokumentów, w szczególności faktury kosztowej i fakturowanie sprzedaży usług. Ponadto Kom-Bok został rozbudowany o funkcjonalności upraszczające administrację i obsługę systemu. System umożliwia m. in.:

  • rejestr wszystkich spraw oraz ewidencja wszystkich pism przychodzących i wychodzących dotyczących kontrahenta,
  • dostęp do faktur wystawionych na danego kontrahenta,
  • współpraca z MS Office i OpenOffice – automatyczne tworzenie wydruków dokumentów na podstawie szablonów,
  • obsługa różnych wersji dokumentów,
  • obsługa dokumentów złożonych, składających się z tekstów i elementów graficznych,
  • zaawansowany mechanizm do definiowania uprawnień dostępu do dokumentów dla użytkowników i grup użytkowników,
  • obsługa książek kancelaryjnych,
  • możliwość skanowania faktury i wprowadzania danych finansowych związanych z fakturą,
  • obsługa „opisu kosztowego” faktury wraz z możliwością rozbicia kwoty faktury na poszczególne konta,
  • obsługa automatycznego szablonu generującego treść opisu „kosztowego” faktury,
  • automatyczne przekazywanie danych o fakturze do systemu ERP,
  • wspomaganie procedur organizacyjnych i nieformalnego obiegu informacji,
  • zapewnienie sprawnego zarządzania unikatowymi projektami lub rutynowymi procesami,
  • sprawna obsługa klientów poprzez szybkie odszukiwanie informacji o sprawach ( m.in. o stanie zaawansowania realizacji) wraz z wglądem w dokumenty związane z daną sprawą,
  • formalny zapis procedur organizacyjnych za pomocą obiegu sprawy: określenie czynności sekwencyjnych, równoległych i warunkowych, które muszą być zrealizowane wraz z określeniem komórki (lub osoby) odpowiedzialnej i terminu,
  • automatyczne przesyłanie sprawy do następnych komórek (osób) zgodnie z określonym dla sprawy obiegiem, w momencie zatwierdzenia w systemie realizacji danej czynności,
  • śledzenia obiegu każdej sprawy: kontrola stanu realizacji oraz terminowości, możliwość wyszukiwania spraw zaległych,
  • sprawozdawczość syntetyczna pokazująca ilość i terminowość spraw poszczególnych rodzajów realizowanych w poszczególnych komórkach ( lub przez poszczególne osoby),
  • możliwość definiowania układu kolumn oraz eksportu danych do MS Excel,
  • możliwość definiowania dokumentów, które na każdym etapie powinny być rejestrowane w systemie lub emitowane przez system,
  • automatyczne informowanie użytkownika o nowych sprawach (wbudowany komunikator w systemie), obsługa zastępstw,
  • obsługa kartoteki usług i wydruku faktury,
  • automatyczna dekretacja faktur do systemu FK,
  • wsparcie w zakresie skalkulowania usługi wraz z możliwością wydruku kalkulacji jako załącznika do faktury,
  • ewidencja punktów adresowych z wykorzystaniem katalogów miast i ulic oraz informacji o numerze posesji, numerze działki i obrębie geodezyjnym,
  • zarządzanie sprawami dokumentami od strony obiektu technicznego i punktu adresowego,
  • pełny dostęp do Ewidencji Obiektów Technicznych (system Kom-Net),
  • obsługa merytorycznych dokumentów (np. warunki techniczne, protokoły odbioru, umowy przyłączeniowe, zlecenia monterskie, formularze reklamacyjne, umowy na dostawę),
  • obsługa treści dokumentów w postaci załączników CAD i filmów z inspekcji,
  • wsparcie w zakresie automatycznego tworzenia i wydruku kalkulacji do dokumentów typu oferta, kosztorys itp.

Kom-Inkaso PRO to system odczytowy, który umożliwia zbieranie i zapisywanie odczytów zarówno drogą radiową, jak i tradycyjnie poprzez ręczną obsługę urządzenia przez operatora. System ten ściśle współpracuje z systemem Kom-Media w zakresie procesów akwizycji odczytów, wystawiania faktur oraz rejestracji wpłat gotówkowych. Dzięki pracy on-line dane te mogą natychmiast znaleźć się w systemie billingowym w centrali przedsiębiorstwa. System umożliwia m.in.:

  • wprowadzenie stanu licznika,
  • pobieranie stanu licznika drogą radiową,
  • zarządzanie pracą operatorów poprzez trasy,
  • dosyłanie z systemu billingowego w trybie on-line/off-line nowych tras do systemu,
  • zdawanie do systemu billingowego części/całości tras,
  • wykorzystanie algorytmów rozliczanie zużycia zdefiniowanych w systemie Kom-Media dla układów złożonych z odlicznikami,
  • wyliczanie ilości zużycia za dany okres rozliczeniowy,
  • naliczanie stosowanych produktów,
  • mechanizm śledzenia poprawności naliczeń będące podstawą do wystawienia faktury,
  • wygenerowanie i podgląd treści faktury w systemie,
  • wydruk faktury z systemu,
  • przesłanie faktury do systemu billingowego w trybie on-line i off-line,
  • raportowanie nieodczytanych liczników filtrowanie po zadanych kryteriach.

System Kom-Net ma budowę modułową, składa się z następujących części: Kom-Net planowanie i rozliczanie remontów oraz inwestycji, Kom-Net system zarządzania siecią, Kom-Net Wodomierzownia oraz Kom-Net GIS. Dzięki temu może być wdrażany etapami i rozbudowywany o nowe funkcjonalności, równocześnie z uzupełnianiem danych o obiektach sieciowych.

 

Kom-Net planowanie i rozliczanie remontów oraz inwestycji to specjalistyczne rozwiązanie, które obejmuje wszystkie procesy związane z prawidłową eksploatacją i utrzymaniem sieci. Dzięki rozbudowanej funkcjonalności wspomaga służby utrzymania ruchu w zakresie planowania i rozliczania remontów oraz inwestycji. System przygotowany jest do wsparcia wszystkich procesów związanych z eksploatacją sieci. Charakteryzuje się bogatą funkcjonalnością, zwłaszcza w obszarze obsługi dokumentów, monitorowania realizacji planów inwestycyjnych i remontowych, tworzenia planu inwestycyjnego i remontowego, nanoszenie zmian w majątku. System jest standardowo zintegrowany z systemami Kom-Media (billing) i Kom-Bok (Biuro Obsługi Klienta) oraz z systemami Microsoft Dynamics AX lub Impuls BPSC.

System umożliwia w zakresie planowania i rozliczania remontów oraz inwestycji, m.in.:

  • możliwość wprowadzania wielu propozycji zadań do jednego dokumentu z wyszczególnieniem:
    • lokalizacji robót
    • zakresu rzeczowego robót, proponowanej daty rozpoczęcia i zakończenia prac oraz proponowanej ilości godzin
    • sposobu realizacji zadania
    • istniejącego lub nowego środka trwałego związanego z zadaniem
    • stanowiska kosztów
    • propozycja listy materiałów wraz z ilościami
    • prognoz związanych z realizacją zadania
  • wspomaga proces tworzenia listy zadań poprzez zastosowanie mechanizmu automatycznego generowania zadań na podstawie standardowych zestawów czynności mechanizmu generowania treści dokumentów w MS Word z automatycznym wypełnieniem danych w treści:
    • numer inwentarzowy i nazwa środka trwałego
    • stanowisko kosztów
    • szczegółowa specyfikacja listy zadań
  • monitorowania realizacji planów inwestycyjnych i remontowych:
    • integracja z systemem ERP w zakresie pobierania danych o kosztach realizowanych
    • obsługa wartości kosztów poniesionych na poziomach analityki
    • generowanie sprawozdań z realizacji planów
    • możliwość eksportu sprawozdań do MS Excel
    • możliwość podłączania zadań składowych do pozycji realizowanego planu wraz z bilansowaniem kosztów planowych
  • tworzenie planu inwestycyjnego i remontowego
  • nanoszenie zmian w majątku

 

Kom-Net system zarządzania siecią to specjalistyczne rozwiązanie, które obejmuje wszystkie procesy związane z prawidłową eksploatacją i utrzymaniem sieci przy pomocy ewidencji obiektów z danymi technicznymi. Moduł Ewidencja Obiektów Technicznych Sieci pozwala na powiązanie bardzo szczegółowych danych o elementach sieci z systemem do ewidencji środków trwałych. Jego podstawowe funkcjonalności to gromadzenie danych technicznych i eksploatacyjnych, zarządzanie wyposażeniem, a także dokumentacją techniczną.

System umożliwia zakresie zarządzania siecią m.in.:

  • dane techniczne i eksploatacyjne stałych elementów sieci (magistrale, przyłącza, zasuwy, zawory itd.)
  • zarządzanie wyposażeniem (liczniki, składowe licznika, automatyka, czujniki, reduktory itd.)
  • zarządzanie dokumentacją techniczną
  • wspomaganie realizacji zleceń typu: awarie, remonty, konserwacje
  • rozliczanie zleceń

 

Kom-Net Wodomierzownia to specjalistyczne rozwiązanie, które obejmuje wszystkie procesy związane z prawidłową eksploatacją i utrzymaniem wodomierzy w sieci wodociągowej przy pomocy ewidencji obiektów z danymi technicznymi. System jest zintegrowany z aplikacjami branżowymi w zakresie pobierania, gromadzenia i przekazywania danych. Dane (operacje wymian, montażu, demontażu, legalizacji, ekspertyzy, likwidacji, przekazania do magazynu, przekazania na pracownika itp.) rejestrowane w Kom-Net są dostępne od strony kartoteki wodomierzy.

System umożliwia w zakresie wodomierzowni m.in.:

  • kartoteka wodomierzy umożliwia rejestrację i ewidencjonowanie wodomierzy pojedynczych i sprzężonych,
  • zlecenia wodomierzowe, które umożliwiają generowanie i drukowanie dokumentów zleceń na wymiany wodomierzy zbiorowo oraz zarządzanie wodomierzami sprzężonymi poprzez automatyczne wykonywanie operacji montażu/demontażu jednocześnie na obu wodomierzach,
  • generowanie raportów/wydruków.

 

Kom-Net GIS pozwala na powiązanie danych o elementach sieci z mapą numeryczną. Ta wizualizacja ułatwia lokalizację na mapie obszaru objętego.

System umożliwia w zakresie GIS m.in.:

  • bezpośrednią obsługę mapy numerycznej,
  • sprawna inwentaryzacja danych branżowych i ich utrzymanie,
  • wspomaganie działów technicznych wydających warunki techniczne dla nowych przyłączy,
  • wspieranie procesów gospodarki wodomierzami, generowanie zleceń na wymianę wodomierzy z poziomu mapy,
  • usprawnienie pracy dyspozytora poprzez łatwiejszą rejestrację zleceń eksploatacyjnych,
  • możliwość identyfikacji zasuw, które mają być zamknięte, aby w odciąć dopływ wody do odcinka sieci, na którym wystąpiła awaria wraz z określeniem adresów bez wody,
  • możliwość współpracy z ośrodkami geodezji w zakresie wymiany danych przestrzennych (adresy, budynki, dane ewidencji gruntów i inne sieci branżowe),
  • wspomaganie obsługi klientów w działach BOK, dostęp z poziomu mapy do danych bilingowych (odczyty, umowy, załączniki do umów),
  • utrzymanie niezawodności sieci,
  • wspomaganie procesów archiwizacji i wyszukiwania dokumentacji z poziomu mapy,
  • przestrzenna analiza zużycia wody wraz z możliwością sumowania w przekroju rocznym i miesięcznym,
  • wspomaganie generowania załączników graficznych do umów z określeniem granicy eksploatacji.

System ERP to oprogramowanie o modułowej budowie, gdzie każdy z modułów zapewnia pełne wsparcie dla odpowiednich obszarów i procesów w firmie. System ERP przeznaczony jest do kompleksowego planowania zasobów przedsiębiorstwa i ich rozliczania pod kątem maksymalnej efektywności. Zasadniczą korzyścią jaką zapewnia zakup i wdrożenie oprogramowania ERP jest ujednolicenie rozwiązań informatycznych w firmie. Systemy te zapewniają uporządkowanie procesów biznesowych, optymalizację kosztów i zapasów magazynowych, przyspieszenie wymiany informacji i usprawnienie komunikacji – co znacząco poprawia obsługę klienta i skraca czas realizacji zamówień.

Microsoft Dynamics AX jest innowacyjnym, kompleksowym rozwiązaniem ERP, z wbudowanymi w standardzie rozszerzeniami funkcjonalnymi dla branż: usług profesjonanych, produkcyjnej, sprzedaży detalicznej czy też administracji publicznej. Rozwiązanie umożliwia pracę, w ramach jednego rozwiązania, przedsiębiorstwom działającym na rynku krajowym i w skali międzynarodowej, a także w jednej lokalizacji lub w strukturze rozproszonej geograficznie. Microsoft Dynamics AX dostępny jest w ponad 40 wersjach językowych i kompleksowo obsługuje m.in. następujące procesy biznesowe: Zarządzanie finansami, Produkcja, Sprzedaż, Zakupy, Logistyka, Zarządzanie Projektami, Analiza danych biznesowych, Raportowanie i wiele innych.

Grupa Asseco, mając ogromne, kilkunastoletnie doświadczenie we wdrażaniu systemu Microsoft Dynamics AX opracowała wiele dodatkowych funkcjonalności i modułów dedykowanym konkretnym branżom, które dostarczamy naszym Klientom. Jednym z dostosowań jakie zostały zrealizowane to szereg funkcjonalności dedykowanych branży Utility, której dostarczamy system Microsoft Dynamics AX od 2003r.

TECHNOLOGIA

System dla przedsiębiorstw komunalnych (ciepłowniczych i wodociągowych) wykonany jest w oparciu o wiodące technologie takie jak Java, Oracle czy ESRI.

DANE KONTAKTOWE

Asseco Data Systems S.A.

ul. Heweliusza 11
80-890 Gdańsk

 

 +48 (58)  740 40 96

 +48 (58)  740 40 97

 +48 (58)  740 40 98
handel.at@assecods.pl

KORZYŚCI

Dostęp on-line

E-BOK – Internetowe Biuro Obsługi Klienta pozwala na dostęp do danych 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu, dzięki czemu Klienci firm komunalnych mogą sami sprawdzać swoje dane, co oszczędza czas pracownikom ww. firmy.

Wielomodułowość

System dla przedsiębiorstw komunalnych dzięki sześciu modułom i dziesiątkom funkcjonalności  pozwala na całościowe i kompleksowe zarządzanie firmą komunalną oraz świadczenie usług swoim klientom na najwyższym poziomie.

Bogata funkcjonalność

System wyposażony jest w dziesiątki funkcjonalności, co czyni go niezwykle konkurencyjnym wobec innych tego typu produktów na rynku.

Jednolite rozwiązania informatycznych

Wdrożenie oprogramowania ERP pozwala na ujednolicenie rozwiązań informatycznych w firmie. Dodatkowo  zapewnia uporządkowanie procesów biznesowych, optymalizację kosztów i zapasów magazynowych, przyspieszenie wymiany informacji i usprawnienie komunikacji.

Bezpieczeństwo danych

System zapewnia bezpieczeństwo danych gromadzonych w systemie, dzięki zastosowaniu najnowszych narzędzi do zarządzania bezpieczeństwem danych.

Uproszczenie procesów

System dzięki zastosowanej funkcjonalności pozwala na maksymalne uproszczenie procesów administracyjnych. Jednocześnie wspomaga obieg informacji i dokumentów, który umożliwia stałe monitorowanie poziomu jakości świadczonych usług.

REALIZACJE

Z naszych rozwiązań korzystają m.in.:

  • Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Szczecinie
  • Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Grodzisku Mazowiecki
  • Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji we Wrocławiu
  • Rejonowe Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Sosnowcu
  • Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Bytomiu
  • Tauron Ciepło
  • Wodociągi Płockie
  • Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Lublinie
  • Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Lubinie
  • Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Gdyni
  • Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Olsztynie
  • Elbląskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Elblągu
  • Wodociągi Białostockie
  • Miejskie Wodociągi i Kanalizacja w Bydgoszczy
  • Komunalne Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Bydgoszczy
  • Sanockie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Sanoku
  • Dalkia w Warszawie, Dalkia w Poznaniu, Dalkia w Łodzi, Dalkia Polska, Dalkia Termin (kilkanaście przedsiębiorstw ciepłowniczych)
  • Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Chełmie
  • Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Gliwicach
  • Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Tychach
  • Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Łodzi
  • Telewizyjna Agencja Informacyjna
  • OPEC w Grudziądzu
  • SILFARM ITERO