Repozytorium Dokumentów Pracowniczych

O PRODUKCIE

Repozytorium Dokumentów Pracowniczych to system, który pozwala odwzorować istniejące, papierowe archiwum teczek pracowniczych, do postaci elektronicznej. Dzięki temu możliwe jest zarządzanie nimi poprzez zwykłą przeglądarkę internetową z zachowaniem bezpieczeństwa. System składa się z 2 modułów: Importer dokumentów oraz Interfejs graficzny.

  1. Importer dokumentów – to moduł obsługiwany ręcznie przez osoby do tego przeszkolone. Moduł skanując dokumenty dodaje je do Repozytorium, tak aby, możliwe było zarządzaniem nimi poprzez interfejs graficzny, widoczny z poziomu przeglądarek internetowych.
  2. Interfejs graficzny – to moduł umożliwiający:
    • Zdefiniowanie skali dostępu do dokumentów dla wybranych użytkowników:
      • Podgląd
      • Podgląd i edycja
    • Wyszukiwanie teczek pracowniczych po zdefiniowanych atrybutach:
      • Imię
      • Nazwisko
      • Pesel
      • Numer teczki
    • Grupowanie dokumentów zgodnie z zachowaniem formy teczki personalnej:
      • Sekcja A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
      • Sekcja B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jej przebiegu
      • Sekcja C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy
    • Zmianę kolejności dokumentów
    • Zmianę folderów i sekcji dla dokumentów
    • Podmianę dokumentów na zdefiniowane wcześniej szablony dokumentów
    • Generowanie spisów treści
    • Przeglądanie zeskanowanych dokumentów
    • Dowolne definiowanie dostępów do dokumentów dla poszczególnych grup użytkowników, np.: dokumenty dotyczące spraw płacowych dostępne dla użytkowników z działu HR, dokumenty dotyczące BHP dostępne dla użytkowników z działu BHP, itp.
    • Generowanie, na żądanie, spisów treści na potrzeby zmian w teczce pracownika
    • Ustawienie konfigurowalnego parametru czasu bezczynności, po którym następuje wylogowanie z systemu
    • Dostęp do logów systemowych, dostępnych dla użytkownika o roli Administratora.

Ingerowanie w dokumenty pracownicze w wersji elektronicznej, wymaga odzwierciedlenia tego faktu w fizycznym archiwum. Zmiana po stronie aplikacji jest dokumentowana poprzez generowane przez system wiadomości mail, skierowanych do zespołu obsługującego dane archiwum.

TECHNOLOGIA

Zastosowane technologie i rozwiązania systemowe:

  • Stos technologiczny JAVA (Java SE 8, Java EE 5+)
  • System operacyjny Oracle Java 8+ (dla serwera Linux/UNIX) dla klientów dowolny (obsługa przez www)
  • Serwer aplikacyjny Glassfish4.
  • Baza danych: PostgreSQL 9.5+
  • Po stronie klienta dowolna przeglądarka WWW: Internet Explorer 8+ Firefox 3.6+, Opera, Google Chrome
DANE KONTAKTOWE

Asseco Data Systems S.A.
Biuro w Łodzi

 

 +48 (42) 675 64 19
development@assecods.pl

KORZYŚCI

Automatyzacja

System pozwala na zarządzanie dokumentami pracowniczymi w sposób uporządkowany oraz przejrzysty. W przypadku zmian w teczce pracownika, tj. zmiana kolejności dokumentów bądź zastąpienie dokumentu skutkuje wygenerowaniem wiadomości e-mail do zespołu zarządzającego papierowym archiwum dokumentów o odpowiedniej treści.

Dostęp on-line

Dostęp do repozytorium jest możliwy przy wykorzystaniu praktycznie każdego urządzenia wyposażonego w przeglądarkę internetową. Możliwe jest zarządzanie nimi oraz ich podgląd.

Zgodny z przepisami prawa

System w pełni odzwierciedla sposób przechowywania dokumentów pracowniczych opisanych w Dz.U.1996.62.286 (podział na sekcję A, B oraz C).

Skalowalna liczba użytkowników systemu

Definiowana liczba aktywnych użytkowników, zalogowanych do aplikacji.

Bezpieczeństwo

Wykorzystanie najnowszych trendów inżynierii oprogramowania pozwoliło nam stworzyć rozwiązanie zapewniające maksymalny poziom bezpieczeństwa danych.

Wygodne użytkowanie

Dzięki definiowalnemu dostępowi dla użytkowników, wyszukiwaniu teczek pracowniczych po zdefiniowanych atrybutach oraz grupowaniu dokumentów zgodnie z zachowaniem formy teczki personalnej, nasz system jest wygodny i łatwy w użyciu.

OFERTA

W celu uzyskania informacji o sposobie licencjonowania, sprzedaży i wdrożeniu Repozytorium Dokumentów Pracowniczych zapraszamy do kontaktu poprzez adres e-mail: development@assecods.pl lub numer telefonu: +48 42 675 64 19.

Szanowna Użytkowniczko/Szanowny Użytkowniku

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r (zwanego dalej „Rozporządzenie”) informuję, iż:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Asseco Data Systems S.A. z siedzibą w Gdyni, ul. Podolska 21, 81-321 Gdynia;
  2. Kontakt do Inspektora ochrony danych w Asseco Data Systems S.A. można uzyskać pod adresem e – mail: IOD@assecods.pl, tel.+48 42 675 63 60.
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
    • przygotowania odpowiedzi na zapytanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia.
    • przesyłania informacji marketingowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej i programów automatyzujących na podstawie ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i w zw. z art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. prawa telekomunikacyjnego (zgoda alternatywna) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia.
  4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do przygotowania i przedstawienia odpowiedzi na zapytanie oraz do czasu cofnięcia przez Panią/Pana wyrażonej zgody na otrzymywanie informacji marketingowych.
  5. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia/zapomnienia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Realizację wszystkich powyższych praw można zrealizować poprzez wniosek złożony na stronie https://www.daneosobowe.assecods.pl
  6. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Regulatora, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy Rozporządzenia.
  7. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest niezbędne do realizacji wniosku z zapytaniem. Jest Pan/Pani zobowiązana do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uzyskania odpowiedzi na wysłane zapytanie.
  8. Pani/Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach przetwarzania danych osobowych podanych przy utworzeniu Konta i uzupełnianiu danych w nim zawartych oraz danych dotyczących aktywności w Serwisach (zgodnie z Polityką prywatności serwisu internetowego Asseco Data Systems S.A. Polityka prywatności)
    i aktywności związanej z naszą komunikacją mailową z Panią/Panem, a efektem takiego przetwarzania będzie dopasowanie informacji marketingowych dotyczących naszych produktów i usług, które mogą Panią/Pana zainteresować.

POLITYKA PRYWATNOŚCI